Vergeet uw RIZIV eHealth-certificaat niet

Vanaf 1 januari 2019 zal het opname- en facturatieproces tussen de woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra en de zorgkassen uitsluitend digitaal verlopen. De Vlaamse overheid werkt in samenwerking met de zorgkassen het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming uit. De softwareleveranciers van de ouderenvoorzieningen dienen de nodige aanpassingen aan de software uit te voeren om de communicatie met het digitaal platform mogelijk te maken.

Om te kunnen communiceren met het digitaal platform zal iedere ouderenvoorziening, en dus ook de dagverzorgingscentra, over een RIZIV eHealth-certificaat moeten beschikken.

Het eHealth-certificaat is een computerbestand dat de elektronische identiteit van de ouderenvoorziening verzekert en toelaat via de eGezondheidsdiensten op een beveiligde manier gegevens te delen. Het eHealth-certificaat authentiseert enkel de ouderenvoorziening als organisatie, en dit via zijn gemachtigde vertegenwoordigers.

Woonzorgcentra en centra voor kortverblijf

Een woonzorgcentrum of een centrum voor kortverblijf kan zich vandaag in drie situaties bevinden. Elke ouderenvoorziening zal moeten nagaan welke situatie van toepassing is om de bijhorende acties te ondernemen.

Situatie 1: de ouderenvoorziening beschikt noch over een RIZIV eHealth-certificaat, noch over een KBO eHealth-certificaat.

De ouderenvoorziening zal een RIZIV eHealth-certificaat moeten aanvragen.

Situatie 2: de ouderenvoorziening beschikt over een KBO eHealth-certificaat.

De ouderenvoorziening die beschikt over een KBO eHealth-certificaat zal ook een RIZIV eHealth-certificaat moeten aanvragen.

Een RIZIV eHealth-certificaat is noodzakelijk om vanuit de ouderenvoorziening met het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming te kunnen communiceren.

Situatie 3: de ouderenvoorziening beschikt over een RIZIV eHealth-certificaat.

De ouderenvoorziening die reeds over een RIZIV eHealth-certificaat beschikt, dient na te gaan of het eHealth-certificaat nog voldoende lang geldig is.

De geldigheidsperiode voor een eHealth-certificaat bedraagt 39 maanden, te tellen vanaf de aanmaakdatum. De vernieuwing is 3 maanden voor de vervaldatum mogelijk. Dit wil zeggen vanaf de 36e maand. Vóór deze datum wordt de vernieuwing niet toegestaan. Een maand voor de vervaldatum zal het eHealth-platform de ouderenvoorziening een herinneringsmail sturen. De vernieuwingsaanvraag is niet meer mogelijk eens de vervaldatum voorbij is. In dat geval zal een nieuwe aanvraag ingevoerd moeten worden

Aan de hand van het eHealth-certificaat kan u de geldigheidsperiode bepalen.

Bijvoorbeeld:

Voorbeeld e-Health-certificaatOnderlijnd ziet u de datum en het tijdstip waarop het eHealth-certificaat aangevraagd werd. In het voorbeeld is dit 24 mei 2016. Aan de hand hiervan kan men uitrekenen hoe lang het eHealth-certificaat geldig is. In het voorbeeld is dit 24 augustus 2019. De vernieuwing is dan mogelijk vanaf 24 mei 2019.
 

Dagverzorgingscentra

Ook elk dagverzorgingscentrum moet over een RIZIV eHealth-certificaat beschikken. Dit certificaat is verbonden aan het RIZIV-nummer van het dagverzorgingscentrum en is dus niet hetzelfde certificaat als voor het woonzorgcentrum waaraan het dagverzorgingscentrum (mogelijks) gelieerd is. Elk dagverzorgingscentrum zal dus ook moeten nagaan welk van drie bovenstaande situaties van toepassing is.
 

Hoe een RIZIV eHealth-certificaat aanvragen?

1. Voorafgaandelijke stap bij het RIZIV: doorgeven van contactpersoon voor eHealth

Alvorens te kunnen starten met de procedure bij eHealth, moet elke ouderenvoorziening een contactpersoon/beheerder voor eHealth doorgeven aan het RIZIV. Het RIZIV registreert vervolgens deze contactpersoon in een authentieke bron. 

Vul dit formulier in en stuur het naar het RIZIV.

Het formulier moet worden ingevuld door de directeur van de ouderenvoorziening. De naam van de directeur moet bovendien overeenstemmen met de naam die vermeld staat in de webtoepassing van het RIZIV. Indien nodig moet u dus de naam van de directeur eerst aanpassen in de webtoepassing.

Indien u de gevraagde gegevens later wil aanpassen, moet u dezelfde procedure volgen.

De verwerkingstermijn van deze formulieren door het RIZIV bedraagt een 2-tal weken na het versturen van het formulier. Pas daarna kan u de volgende stappen ondernemen om een eHealth-certificaat aan te vragen via het CSAM portaal.

Voor dagverzorgingscentra

Dagverzorgingscentra hebben een eigen eHealthcertificaat nodig op basis van het het eigen RIZIV-nummer, en moeten dus ook zo'n contactpersoon/beheerder doorgeven. Ook voor dagverzorgingscentra is het de directeur van de voorziening, dus de directeur van het woonzorgcentrum, die met het formulier moet aangeven wie de contactpersoon/beheerder is voor het dagverzorgingscentrum.

Er zijn een aantal dagverzorgingscentra die reeds bepaalde informatie hebben doorgegeven aan het RIZIV. Deze moeten echter ook nog het formulier laten invullen door de directie van de voorziening. Uit het overleg met het RIZIV is gebleken dat slechts een beperkt aantal van de dagverzorgingscentra deze contactpersoon voor eHealth hebben doorgegeven voor het eigen RIZIV-nummer van het dagverzorgingscentrum.

2. Aanduiden van hoofdtoegangsbeheerder en lokale beheerder

Na het doorgeven van een contactpersoon, dient de ouderenvoorziening een hoofdtoegangsbeheerder en een lokale beheerder aan te duiden.

Deze stap dient uitgevoerd te worden door een wettelijke vertegenwoordiger van de ouderenvoorziening. De hoofdtoegangsbeheerder kan de directeur die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van de ouderenvoorziening zelf zijn (wordt aangeraden) maar kan ook een andere persoon zijn. De hoofdtoegangsbeheerder kan op zijn beurt meerdere lokaal beheerders aanduiden.

De hoofdtoegangsbeheerder kan als lokaal beheerder optreden, in dat geval dient geen lokaal beheerder te worden aangeduid. Het is een lokaal beheerder die de eigenlijke aanvraag van het certificaat doet.

Technische vereisten

Om een RIZIV eHealth-certificaat aan te vragen moet aan volgende technische vereisten zijn voldaan

Aanvragen RIZIV eHealth-certificaat

Aanvragen: start de applicatie ‘certificate manager’.

De stappen die u vervolgens dient te doorlopen worden beschreven in deze handleiding.

Opgelet! Voor het identificatienummer van de organisatie (zie stap op pag. 10) gebruikt u het RIZIV nummer.

Voor de voorzieningen erkend met toepassing van het campusbesluit zijn de vereisten dat deze voorzieningen over één eHealth-certificaat moeten beschikken per RIZIV-nummer.

Helpdesk

Bij problemen om de situatie van uw ouderenvoorziening te achterhalen of om het RIZIV eHealth-certificaat aan te vragen of te hernieuwen, kan u gratis contact opnemen de helpdesk.

  • De helpdesk is te bereiken op volgend telefoonnummer: 050/77 01 02.
  • Iedere werkdag van 8h30 tot 22h en op zaterdag van 9h tot 12h.

De (technische) medewerkers helpen je verder op weg of maken met u een afspraak om de procedure samen te doorlopen.

Deze helpdesk wordt aangeboden via het transEL-project.