Veelgestelde vragen over de hervorming van de eerstelijnszorg

Hieronder vind je een aantal veelgestelde vragen en antwoorden over de (voorlopige) zorgraden. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd; de publicatiedatum staat vooraan. Vragen kunnen gesteld worden via eerstelijn@zorg-en-gezondheid.be

Zie ook de richtlijnen en procedure voor de samenstelling van de voorlopige zorgraden

Procedure voorlopige zorgraad

Samenstelling voorlopige zorgraad

Opdrachten voorlopige zorgraad

Samenstelling en werking zorgraad

Bestuursorgaan (voorlopige) Zorgraad

 

Procedure voorlopige zorgraad

Platformvergadering = veranderforum?

Niet iedere zone heeft een veranderforum. Waar dit wel bestaat, kan het veranderforum wel beschouwd worden als een brede platformvergadering als het aan de voorwaarden (vertegenwoordiging van de verplichte partners) voldoet.

Veranderteam laten doorstarten als voorlopige zorgraad?

Een veranderteam kan doorstarten als voorlopige zorgraad, mits volgende voorwaarden vervuld zijn:

Het veranderteam, en dus de voorlopige zorgraad, is samengesteld conform de richtlijnen. Indien hiervan afgeweken wordt, binnen de maximale grootte van de clusters en met instemming van de clusters, dient dit omstandig gemotiveerd te worden.

Het veranderforum (of platformvergadering) is voldoende in aantal om de samenstelling van de voorlopige zorgraad goed te keuren: het sjabloon en de aanwezigheidslijst wordt ingevuld.

Wordt over personen gestemd of over clusters?

Het is niet de bedoeling om over individuele kandidaten te stemmen, wel over de clusterafvaardiging als geheel. Over de optionele kandidaten kan wel individueel gestemd worden.

Wie beslist uiteindelijk over de samenstelling van de voorlopige zorgraad?

Het loopt niet overal op wieltjes. We willen als overheid de garantie krijgen dat alle verplichte partners ook daadwerkelijk participeren of gehoord worden. Dat moet in een procedure geregeld worden, met zo weinig mogelijk administratieve overlast, maar we willen wel de bevestiging zien dat niemand uit de boot valt. Het laatste woord, dus de goedkeuring van de samenstelling van de voorlopige zorgraad, is aan de platformvergadering.

De 50%-regel

De 50%-regel is niet evident voor zelfstandige disciplines die geen kringwerking hebben. De initiatiefnemers kunnen duiding geven bij de inspanningen die gedaan werden om mensen op de brede platformvergadering te krijgen. Ze kunnen motiveren waarom de 50% niet gehaald werd. Het agentschap zal dit beoordelen.

Eén persoon kan meerdere besturen/beroepsbeoefenaars/organisaties vertegenwoordigen, mits schriftelijke bevestiging. Voor verenigingen van beroepsbeoefenaars volstaat een verklaring (of mail) van de voorzitter dat hij x aantal beroepsbeoefenaars vertegenwoordigt.

Wie kiest de voorzitter?

De voordracht van de kandidaten en ook de kandidaat-voorzitter zal formeel aan de platformvergadering voorgelegd worden. De platformvergadering zal zich hierover uitspreken.

Als de verkiezing van een voorzitter op de platformvergadering niet opportuun/mogelijk is, kan die beslissing overgelaten worden aan de voorlopige zorgraad, mits akkoord van de platformvergadering. Bij het indienen van de documenten voor de samenstelling van de voorlopige zorgraad wordt wel gevraagd dat de naam van de voorzitter gekend is.

Mag men een "onafhankelijke" voorzitter aanduiden zonder stemrecht? Moet de voorzitter een bestuurder zijn?

Een voorzitter zonder stemrecht kan nooit een bestuurder zijn (want alle bestuurders hebben stemrecht), en daarom lijkt deze keuze contradictorisch. De voorzitter wordt volgens de richtlijnen door een cluster voorgesteld (en goedgekeurd door de platformvergadering) of - als alternatief pad - gekozen uit en door de kandidaten van de VZR, en is dus automatisch ook gelinkt aan een cluster. Van een voorzitter verwachten we een neutrale houding en opstelling ten aanzien van elke cluster.

Welke functies moeten aangeduid en ingevuld zijn om een voorlopige zorgraad te kunnen installeren?

Enkel de voorzitter.

Wat is de mandaatsperiode voor de voorlopige zorgraad?

De mandaatsperiode van de voorlopige zorgraad loopt tot de erkenning van de zorgraad. De leden van de voorlopige zorgraad blijven actief tot de vzw erkend is als zorgraad, uiterlijk eind juni 2020.

Samenstelling voorlopige zorgraad

Kan het aantal leden beperkt gehouden worden?

In functie van werkbaar en wendbaar vergaderen kan de voorlopige zorgraad beperkt worden tot 8 à 15 personen. Dit is niet in tegenspraak met de richtlijnen van het agentschap.

Moet het aantal afgevaardigden per cluster gelijk zijn?

Het aantal afgevaardigden per cluster kan verschillen, maar binnen de maxima die voor iedere cluster bepaald zijn en mits de cluster ook akkoord gaat om minder personen af te vaardigen.

Kunnen zetels overgedragen worden naar een andere cluster?

Niet-opgenomen zetels van de ene cluster kunnen niet overgedragen worden naar een andere cluster.

Wie kan zetelen namens de lokale besturen?

Vertegenwoordigers binnen deze cluster kunnen uit administratie komen of gemandateerden zijn. Prioritair uitgangspunt is dat het mensen zijn die het juiste mandaat hebben en die ruimte hebben om een actieve rol op te nemen in deze Zorgraad.

Kan iedere gemeente 1 persoon afvaardigen naar de (voorlopige) zorgraad?

Dit kan niet gelden als algemeen principe. Er zijn eerstelijnszones met 10 gemeenten, andere tellen er 2. In het ene geval zullen de lokale besturen zwaar oververtegenwoordigd zijn, in het andere geval zwaar ondervertegenwoordigd. De lokale besturen gaan dus op zoek naar geschikte afgevaardigden voor alle lokale besturen uit de eerstelijnszone, vanuit een clusteridee, en met de nodige aandacht voor Health in All Policies: gezondheid en welzijn worden beïnvloed door talrijke factoren zoals voedingsaanbod, publieke ruimte, huisvesting, werkomgeving, schoolomgeving, ...

Kan er een aparte cluster geestelijke gezondheid zijn?

Neen, de cluster gezondheidszorg impliceert ook de geestelijke gezondheidszorg. Het gewicht dat binnen de cluster gezondheidszorg gegeven wordt aan de geestelijke gezondheidszorg is intern af te spreken.

Is het mogelijk om te verschuiven van een cluster naar een optionele zetel als er te veel kandidaten voor een cluster zijn? 

Aan elke cluster zijn er in de richtlijnen en in het Besluit van de Vlaamse Regering een minimum en maximum aantal zetels toegewezen. Binnen het clusteroverleg bereikt men bij voorkeur via overleg een consensus tot gedragen kandidatuurstellingen binnen deze aantallen. Mensen met een complementaire expertise echter, die een meerwaarde bieden voor de (voorlopige) zorgraad, kunnen kandidaat zijn voor een optionele zetel. Het is uiteraard niet de bedoeling om als achterpoort te dienen om de clusters te versterken. De richtlijnen bieden wel de mogelijkheid om optionele zetels in te vullen in functie van de lokale context. De Vlaamse overheid zal niet bepalen hoe de cluster ‘optionele partners’ moet/mag ingevuld worden. De beslissing is aan de platformvergadering, en later de Algemene Vergadering.

Optionele partners zijn geen open stoelen

Als we ervan uitgaan dat de zorgraad de Raad van Bestuur van de vzw Zorgraad vormt, dan kunnen de optionele partners geen open stoelen zijn die constant wisselen (statuten, Staatsblad, …).

Een zorgraad die nood heeft aan specifieke en tijdelijke expertise kan altijd experten uitnodigen die niet zetelen in de zorgraad. Deze personen hebben een adviserende rol binnen de (voorlopige) Zorgraad en zijn niet stemgerechtigd.

Is het mogelijk om bovenlokale partners (LOGO’s, palliatieve netwerken, ziekenhuizen, netwerken GGZ, …) een zitje te geven bij de optionele partners?

Deze partners hebben een overlegplatform met de eerstelijnszones op het niveau van de regionale zorgzone. Aangezien deze netwerken bovenlokaal werken, is het voor hen efficiënter om via het platform van de regionale zorgzone meteen met meerdere eerstelijnszones te communiceren, dan om supplementair ook nog eens in alle onderliggende zorgraden te zetelen. Theoretisch is het dus mogelijk, maar in de praktijk zouden we dit eerder afraden.

Opdrachten voorlopige zorgraad

Welke zijn de opdrachten van de voorlopige zorgraad?

De voorlopige zorgraad dient een formeel erkenningsdossier voor de zorgraad in tegen 31/12/2019.

De voorlopige zorgraad werkt aan volgende prioritaire doelstellingen:

1° De organisatie binnen hun eerstelijnszone van de afstemming tussen de zorgaanbieders onderling, tussen de zorgaanbieders en andere organisaties, diensten en personen met een meer gespecialiseerd zorgaanbod, alsook tussen de zorgaanbieders en de personen met een zorg- en ondersteuningsnood, mantelzorgers en vrijwilligers.

2° Het stimuleren van de interdisciplinaire en multidisciplinaire samenwerking, waaronder ook gegevensdeling, tussen de zorgaanbieders  binnen de eerstelijnszones

3° Het ondersteunen van verenigingen die alle vrijwillig toegetreden zorgaanbieders groeperen die binnen een eerstelijnszone hun beroepsactiviteit uitoefenen.

4° Het ondersteunen van de ontwikkeling van het geïntegreerd breed onthaal voor wat betreft de afstemming en samenwerking met zorgaanbieders en het realiseren van een maximale rechtentoekenning en toegang tot diensten en voorzieningen.

5° Het aanleveren van gegevens aan het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin voor de Sociale Kaart.

Samenstelling en werking zorgraad

Moet het beleidsplan al actieplannen en een financieel plan omvatten?

Er is inmiddels een template voor het beleidsplan aangeleverd. Het eerste beleidsplan – dat aangeleverd wordt bij de erkenningsaanvraag op uiterlijk 31/12/2019 - omvat de globale werking (strategische en operatonele doelstellingen) van het eerste anderhalf jaar (van juli 2020 tot eind december 2021). Nadien zal een beleidsplan voor een periode van telkens 3 jaar nodig zijn.

Om erkend te blijven moet er per jaar ook een actieplan (met concrete actiepunten) voor het komende jaar worden aangeleverd, met als indiendatum 15 oktober van het voorafgaande jaar. De deadline voor het eerste actieplan (2021) is 15 oktober 2020.

Er hoeft dus samen met het eerste beleidsplan nog geen actieplan aangeleverd te worden, maar dit neemt niet weg dat indien er lokaal hierover al is nagedacht, dit mee mag opgenomen worden.

Een financieel plan hoeft niet voorgelegd te worden, maar om erkend te blijven, wordt jaarlijks op uiterlijk 31 maart een financieel verslag van het voorbije werkingsjaar ingestuurd.

Zijn natuurlijke of rechtspersonen lid van de vzw die de erkenning aanvraagt?

Zowel natuurlijke als rechtspersonen kunnen lid zijn van de vzw. De rechtspersonen zijn als dusdanig lid van de vzw.

Het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders meldt hier in artikel 12, tweede lid:

“Een zorgraad is pluralistisch en divers samengesteld en bestaat minstens uit de afgevaardigden van:

  1. de lokale besturen;
  2. de eerstelijnszorgaanbieders van de verschillende disciplines, de woonzorgcentra, diensten voor gezinszorg, diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen, centra algemeen welzijnswerk;
  3.  de verenigingen van personen met een zorg- en een ondersteuningsvraag;
  4. de erkende verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.”

Een afgevaardigde wordt gedefinieerd als een persoon die namens een lokaal bestuur, een organisatie of beroepsgroep wordt aangewezen om dit lokaal bestuur, die organisatie of beroepsgroep te vertegenwoordigen in de zorgraad (artikel 12, eerste lid). De actoren vermeld in artikel 12, tweede lid, 1° tot en met 4° zijn dus lid van de zorgraad. Het artikel 12, tweede lid, doelt immers op de samenstelling van de algemene vergadering van de zorgraad. In deze algemene vergadering zal uiteraard een afgevaardigde van deze actoren deelnemen.

Op welke manier kunnen lokale besturen lid zijn van de vzw?

De lokale besturen zelf kunnen lid zijn van de vzw. In dit geval zullen de lokale besturen een persoon aanstellen die namens het lokaal bestuur in de algemene vergadering van de zorgraad zit. Dit gebeurt overeenkomstig het artikel 35 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. Deze persoon die wordt aangesteld door de lokale besturen kan het lokaal bestuur binden als hij handelt binnen zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid.

In het ledenregister wordt het lid dan aangeduid als: Gemeente Niemendal, Kerkplein 1, 9999 Niemendal, eventueel aangevuld met: vertegenwoordigd door de heer Postuur Piet (vaste vertegenwoordiger). Een vaste vertegenwoordiger aanduiden hoeft echter niet.

De lokale besturen kunnen dus mee de vzw stichten. De wettelijke basis voor de lokale besturen om deze vzw te kunnen oprichten of hierin te kunnen instappen is niet gelegen in de regelgeving betreffende de lokale besturen (decreet over het lokaal bestuur), maar wel het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders (cfr. artikel 386, §3 van het decreet lokaal bestuur). 

Bestuursorgaan Zorgraad

Wat is de duur van een mandaat van een bestuurslid van de zorgraad?

De duur van het mandaat van een bestuurder is niet wettelijk geregeld. Het agentschap stelt voor om bestuurders te benoemen voor een termijn van drie jaar. Bestuurders kunnen slechts één keer worden herbenoemd. Elke bestuurder kan dus maximum twee termijnen van drie jaar vervullen.
Hun termijn eindigt op de dag van de gewone algemene vergadering van het boekjaar waarin zijn mandaat volgens het benoemingsbesluit verstrijkt, behoudens andersluidende bepaling in het benoemingsbesluit.
In geval een plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van de duur van het mandaat heeft het bestuursorgaan recht om een nieuwe bestuurder te coöpteren.

Kunnen natuurlijke of rechtspersonen bestuurder zijn van de vzw?

Volgens de vzw-regelgeving kunnen rechtspersonen bestuurder zijn van een vzw. In dit geval echter stelt Zorg en Gezondheid voor dat alleen natuurlijke personen een bestuursmandaat opnemen.

Het is de bedoeling dat de bestuurders in het bestuursorgaan de volledige groep van actoren door wie ze zijn voorgedragen gaan vertegenwoordigen en niet slechts één of enkele organisaties daarvan. Om deze reden wordt voorgesteld om enkel te werken met natuurlijke personen in het bestuursorgaan en niet met rechtspersonen (de rechtspersoon kan immers nooit worden losgezien van één organisatie).

Dit sluit uiteraard niet uit dat ook een natuurlijke persoon een band kan hebben met één bepaalde organisatie, maar wij rekenen er op dat deze persoon bij het opnemen van zijn rol als bestuurder zijn verbondenheid met deze organisatie aan de kant kan zetten en beslissingen neemt in het belang van de volledige groep van actoren die hem hebben voorgedragen. In artikel 22 wordt om deze reden ook voorzien in een bepaling inzake tegenstrijdige belangen van een bestuurder.

Hoe het gelijkwaardigheidsprincipe (1 kop = 1stem) interpreteren versus een verschillend aantal stemgerechtigden per cluster?

De vier clusters (lokale besturen, gezondheidszorg, welzijnszorg en personen met een zorg- en ondersteuningsvraag) zijn evenwaardig. Elke bestuurder heeft stemrecht. De voorbeeldstatuten kennen aan elke bestuurder één stem toe. Toch blijft de achterliggende visie en voorkeur om via overleg en dialoog te komen tot consensus. De Zorgraad streeft naar een samenwerkingsmodel waar overgaan tot stemming kan vermeden worden en samen een gemeenschappelijk doel nagestreefd wordt. Indien er toch dient gestemd te worden, is een meerderheid per cluster noodzakelijk om tot een gedragen verhaal te komen. Dit is een voorwaarde om erkend te blijven (Zie Besluit van de Vlaamse Regering tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden, artikel 14, 8°).

Zijn er plaatsvervangers mogelijk in de (voorlopige) zorgraad?

De voorlopige zorgraad is geen vzw en kan werken met plaatsvervangers.

Volgens de vzw-regelgeving bestaan er geen plaatsvervangers. In de voorbeeldstatuten wordt dan ook geen melding gemaakt van plaatsvervangers. Een vzw heeft alleen bestuurders die verkozen en benoemd zijn, geen plaatsvervangers. Ook in het kader van continuïteit is het niet zinvol om met steeds nieuwe mensen rond de tafel te gaan.

Het is evenwel belangrijk dat er vanuit de zorgraad communicatie vertrekt naar de achterban. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en van ieder bestuurslid om de communicatie naar het werkveld, de doelgroepen en de inwoners van de eerstelijnszone in het algemeen, te verzorgen

Er kan een procedure worden afgesproken (in het huishoudelijk reglement) hoe men omgaat met langdurige afwezigheid van een bestuurslid. Op dat moment kan er wel gekozen worden voor een vervanging/coöptatie van een bestuurder (zie ook hierboven: duur van het mandaat).

Het bestuursorgaan kan ook toelaten dat waarnemers de vergaderingen bijwonen. Deze waarnemers nemen niet deel aan het overleg, noch aan de besluitvorming.

Als een bestuurslid eenmalig niet kan zetelen, kan die volmacht verlenen aan een ander bestuurslid en nadien via verslag kennis nemen van de vergadering.

Kunnen zitpenningen betaald worden?

(Voorlopige) Zorgraden kunnen zelfstandig beslissen om zitpenningen uit te betalen (vanuit eigen werkingsmiddelen). In het geval een (voorlopige) zorgraad beslist om zitpenningen uit te betalen, dienen ze zich te houden aan de door de Vlaamse administratie vooropgestelde richtlijnen:

  • Iedereen die aan de bestuursvergaderingen van de zorgraad deelneemt ontvangt eenzelfde zitpenning.
  • We suggereren een zitpenning die niet hoger is dan 75 euro. Dit is het gangbare tarief voor deelname aan overlegorganen binnen de Vlaamse overheid.
  • Hiervoor worden fiscale fiches 281.30 opgemaakt.

Het is altijd mogelijk om te verzaken aan de zitpenning, en deze dus niet op te nemen. De bestuurders kunnen dus beslissen om hun zitpenning niet op te nemen. Het agentschap vraagt dat de bestuursleden die al op een andere manier vergoed worden om aan het overleg deel te nemen, verzaken aan hun zitpenning.

Kunnen zitpenningen ook aan organisaties uitgekeerd worden?

Bv. iemand neemt deel aan het overleg namens een huisartsenkring of een dienst voor gezinszorg. Kan de vergoeding dan gestort worden op rekening van de organisatie, of moet het op de persoonlijke rekening van de deelnemer?

Het agentschap raadt aan om in de Raad van Bestuur enkel natuurlijke personen op te nemen. Wanneer een natuurlijke persoon wordt aangeduid als bestuurder, wordt de betaling bij een eventuele bezoldiging best aan deze persoon verricht. Er wordt een fiscale fiche opgemaakt.

Volgens de vzw-regelgeving echter kan in een vzw een rechtspersoon lid zijn van de Raad van Bestuur (tenzij de statuten dit onmogelijk maken). Die rechtspersoon moet vertegenwoordigd worden door een gemandateerd natuurlijk persoon. De rechtspersoon wordt dan als bestuurder benoemd, en niet de vertegenwoordiger van deze rechtspersoon. De vergoeding wordt toegekend aan de rechtspersoon.

Als het bedrag gestort wordt op de rekening van een vzw of andere organisatie of bedrijf of iemand met een vrij beroep (bv. dokter, advocaat), zijn er fiscaal twee mogelijkheden:

- ofwel is de begunstigde BTW-plichtig. In dit geval moet hij een factuur met BTW opmaken en zal er een fiche 281.93 opgemaakt worden

- ofwel is de begunstigde niet BTW-plichtig. In dit geval moet hij een schuldvordering opmaken voor het brutobedrag en dient er een fiche 281.50 opgemaakt te worden.

In principe behoort de bepaling betreffende de betaling van onkostenvergoedingen / bezoldiging niet tot de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap. Dit is een bevoegdheid van de algemene vergadering van de vzw. Het is dus niet aan de Vlaamse Gemeenschap om de zitpenningen te regelen die worden uitgekeerd aan de leden van de vzw. In de subsidievoorwaarden kunnen wel bepalingen worden ingeschreven aangaande de kosten waarvoor de subsidie mag gebruikt worden.