Veelgestelde vragen over de hervorming van de eerstelijnszorg

Hieronder vind je een aantal veelgestelde vragen en antwoorden over de (voorlopige) zorgraden. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd; de publicatiedatum staat vooraan.

Procedure voorlopige zorgraad

Samenstelling voorlopige zorgraad

Opdrachten voorlopige zorgraad

Erkenningsaanvraag als zorgraad

Samenstelling en werking zorgraad

Bestuursorgaan (voorlopige) Zorgraad

 

Procedure voorlopige zorgraad

Platformvergadering = veranderforum?

Niet iedere zone heeft een veranderforum. Waar dit wel bestaat, kan het veranderforum wel beschouwd worden als een brede platformvergadering als het aan de voorwaarden (vertegenwoordiging van de verplichte partners) voldoet.

Veranderteam laten doorstarten als voorlopige zorgraad?

Een veranderteam kan doorstarten als voorlopige zorgraad, mits de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • Het veranderteam, en dus de voorlopige zorgraad, is samengesteld conform de richtlijnen. Indien hiervan afgeweken wordt, binnen de maximale grootte van de clusters en met instemming van de clusters, dient dit omstandig gemotiveerd te worden.
  • Het veranderforum (of platformvergadering) is voldoende in aantal om de samenstelling van de voorlopige zorgraad goed te keuren: het sjabloon en de aanwezigheidslijst wordt ingevuld.

Wordt over personen gestemd of over clusters?

Het is niet de bedoeling om over individuele kandidaten te stemmen, wel over de clusterafvaardiging als geheel. Over de optionele kandidaten kan wel individueel gestemd worden.

Wie beslist uiteindelijk over de samenstelling van de voorlopige zorgraad?

Het loopt niet overal op wieltjes. We willen als overheid de garantie krijgen dat alle verplichte partners ook daadwerkelijk participeren of gehoord worden. Dat moet in een procedure geregeld worden, met zo weinig mogelijk administratieve overlast, maar we willen wel de bevestiging zien dat niemand uit de boot valt. Het laatste woord, dus de goedkeuring van de samenstelling van de voorlopige zorgraad, is aan de platformvergadering.

De 50%-regel

De 50%-regel is niet evident voor zelfstandige disciplines die geen kringwerking hebben. De initiatiefnemers kunnen duiding geven bij de inspanningen die gedaan werden om mensen op de brede platformvergadering te krijgen. Ze kunnen motiveren waarom de 50% niet gehaald werd. Het agentschap zal dit beoordelen.

Eén persoon kan meerdere besturen/beroepsbeoefenaars/organisaties vertegenwoordigen, mits schriftelijke bevestiging. Voor verenigingen van beroepsbeoefenaars volstaat een verklaring (of mail) van de voorzitter dat hij x aantal beroepsbeoefenaars vertegenwoordigt.

Wie kiest de voorzitter?

De voordracht van de kandidaten en ook de kandidaat-voorzitter zal formeel aan de platformvergadering voorgelegd worden. De platformvergadering zal zich hierover uitspreken.

Als de verkiezing van een voorzitter op de platformvergadering niet opportuun/mogelijk is, kan die beslissing overgelaten worden aan de voorlopige zorgraad, mits akkoord van de platformvergadering. Bij het indienen van de documenten voor de samenstelling van de voorlopige zorgraad wordt wel gevraagd dat de naam van de voorzitter gekend is.

Mag men een "onafhankelijke" voorzitter aanduiden zonder stemrecht? Moet de voorzitter een bestuurder zijn?

Een voorzitter zonder stemrecht kan nooit een bestuurder zijn (want alle bestuurders hebben stemrecht), en daarom lijkt deze keuze contradictorisch. De voorzitter wordt volgens de richtlijnen door een cluster voorgesteld (en goedgekeurd door de platformvergadering) of - als alternatief pad - gekozen uit en door de kandidaten van de VZR, en is dus automatisch ook gelinkt aan een cluster. Van een voorzitter verwachten we een neutrale houding en opstelling ten aanzien van elke cluster.

Welke functies moeten aangeduid en ingevuld zijn om een voorlopige zorgraad te kunnen installeren?

Enkel de voorzitter.

Wat is de mandaatsperiode voor de voorlopige zorgraad?

De mandaatsperiode van de voorlopige zorgraad loopt tot de erkenning van de zorgraad. De leden van de voorlopige zorgraad blijven actief tot de vzw erkend is als zorgraad, uiterlijk eind juni 2020.
 

Samenstelling voorlopige zorgraad

Kan het aantal leden beperkt gehouden worden?

In functie van werkbaar en wendbaar vergaderen kan de voorlopige zorgraad beperkt worden tot 8 à 15 personen. Dit is niet in tegenspraak met de richtlijnen van het agentschap.

Moet het aantal afgevaardigden per cluster gelijk zijn?

Het aantal afgevaardigden per cluster kan verschillen, maar binnen de maxima die voor iedere cluster bepaald zijn en mits de cluster ook akkoord gaat om minder personen af te vaardigen.

Kunnen zetels overgedragen worden naar een andere cluster?

Niet-opgenomen zetels van de ene cluster kunnen niet overgedragen worden naar een andere cluster.

Wie kan zetelen namens de lokale besturen?

Vertegenwoordigers binnen deze cluster kunnen uit administratie komen of gemandateerden zijn. Prioritair uitgangspunt is dat het mensen zijn die het juiste mandaat hebben en die ruimte hebben om een actieve rol op te nemen in deze Zorgraad.

Kan iedere gemeente 1 persoon afvaardigen naar de (voorlopige) zorgraad?

Dit kan niet gelden als algemeen principe. Er zijn eerstelijnszones met 10 gemeenten, andere tellen er 2. In het ene geval zullen de lokale besturen zwaar oververtegenwoordigd zijn, in het andere geval zwaar ondervertegenwoordigd. De lokale besturen gaan dus op zoek naar geschikte afgevaardigden voor alle lokale besturen uit de eerstelijnszone, vanuit een clusteridee, en met de nodige aandacht voor Health in All Policies: gezondheid en welzijn worden beïnvloed door talrijke factoren zoals voedingsaanbod, publieke ruimte, huisvesting, werkomgeving, schoolomgeving, ...

Kan er een aparte cluster geestelijke gezondheid zijn?

Neen, de cluster gezondheidszorg impliceert ook de geestelijke gezondheidszorg. Het gewicht dat binnen de cluster gezondheidszorg gegeven wordt aan de geestelijke gezondheidszorg is intern af te spreken.

Is het mogelijk om te verschuiven van een cluster naar een optionele zetel als er te veel kandidaten voor een cluster zijn?

Aan elke cluster zijn er in de richtlijnen en in het Besluit van de Vlaamse Regering een minimum en maximum aantal zetels toegewezen. Binnen het clusteroverleg bereikt men bij voorkeur via overleg een consensus tot gedragen kandidatuurstellingen binnen deze aantallen. Mensen met een complementaire expertise echter, die een meerwaarde bieden voor de (voorlopige) zorgraad, kunnen kandidaat zijn voor een optionele zetel. Het is uiteraard niet de bedoeling om als achterpoort te dienen om de clusters te versterken. De richtlijnen bieden wel de mogelijkheid om optionele zetels in te vullen in functie van de lokale context. De Vlaamse overheid zal niet bepalen hoe de cluster ‘optionele partners’ moet/mag ingevuld worden. De beslissing is aan de platformvergadering, en later de Algemene Vergadering.

Optionele partners zijn geen open stoelen

Als we ervan uitgaan dat de zorgraad de Raad van Bestuur van de vzw Zorgraad vormt, dan kunnen de optionele partners geen open stoelen zijn die constant wisselen (statuten, Staatsblad, …).

Een zorgraad die nood heeft aan specifieke en tijdelijke expertise kan altijd experten uitnodigen die niet zetelen in de zorgraad. Deze personen hebben een adviserende rol binnen de (voorlopige) Zorgraad en zijn niet stemgerechtigd.

Is het mogelijk om bovenlokale partners (LOGO’s, palliatieve netwerken, ziekenhuizen, netwerken GGZ, …) een zitje te geven bij de optionele partners?

Deze partners hebben een overlegplatform met de eerstelijnszones op het niveau van de regionale zorgzone. Aangezien deze netwerken bovenlokaal werken, is het voor hen efficiënter om via het platform van de regionale zorgzone meteen met meerdere eerstelijnszones te communiceren, dan om supplementair ook nog eens in alle onderliggende zorgraden te zetelen. Theoretisch is het dus mogelijk, maar in de praktijk zouden we dit eerder afraden.
 

Opdrachten voorlopige zorgraad

Welke zijn de opdrachten van de voorlopige zorgraad?

De voorlopige zorgraad dient een formeel erkenningsdossier voor de zorgraad in tegen 31 december 2019.

De voorlopige zorgraad werkt aan volgende prioritaire doelstellingen:

  1. De organisatie binnen hun eerstelijnszone van de afstemming tussen de zorgaanbieders onderling, tussen de zorgaanbieders en andere organisaties, diensten en personen met een meer gespecialiseerd zorgaanbod, alsook tussen de zorgaanbieders en de personen met een zorg- en ondersteuningsnood, mantelzorgers en vrijwilligers.
  2. Het stimuleren van de interdisciplinaire en multidisciplinaire samenwerking, waaronder ook gegevensdeling, tussen de zorgaanbieders  binnen de eerstelijnszones
  3. Het ondersteunen van verenigingen die alle vrijwillig toegetreden zorgaanbieders groeperen die binnen een eerstelijnszone hun beroepsactiviteit uitoefenen.
  4. Het ondersteunen van de ontwikkeling van het geïntegreerd breed onthaal voor wat betreft de afstemming en samenwerking met zorgaanbieders en het realiseren van een maximale rechtentoekenning en toegang tot diensten en voorzieningen.
  5. Het aanleveren van gegevens aan het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin voor de Sociale Kaart.

Erkenningsaanvraag als zorgraad

In de zorgraad moet minstens twee derde van de lokale besturen en van de eerstelijnszorgaanbieders die de Vlaamse Gemeenschap als voorziening of samenwerkingsverband heeft erkend in het werkgebied, vertegenwoordigd zijn. Waar vinden we deze cijfers?

Op de websites https://www.zorg-en-gezondheid.be/ouderenzorg en https://www.zorg-en-gezondheid.be/thuiszorg kan je de soort voorziening aanklikken en dan vind je onder de knop 'adressen' alle erkende voorzieningen.

Is duur en aantal termijnen van bestuursmandaten opnemen in de vzw-statuten een erkenningsvoorwaarde? Of kan dit in intern reglement?

Het is geen voorwaarde om erkend te kunnen worden, maar wel een verplichting volgens het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen: overeenkomstig het artikel 9:6, §1 WVV worden de bestuurders door de algemene vergadering van leden benoemd, hetzij voor een bepaalde, hetzij voor een onbepaalde termijn.

Moet het beleidsplan al actieplannen en een financieel plan omvatten?

Er is inmiddels een template voor het beleidsplan aangeleverd. Het eerste beleidsplan – dat aangeleverd wordt bij de erkenningsaanvraag op uiterlijk 31 december 2019 - omvat de globale werking (strategische en operatonele doelstellingen) van het eerste anderhalf jaar (van juli 2020 tot eind december 2021). Nadien zal een beleidsplan voor een periode van telkens 3 jaar nodig zijn.

Om erkend te blijven moet er per jaar ook een actieplan (met concrete actiepunten) voor het komende jaar worden aangeleverd, met als indiendatum 15 oktober van het voorafgaande jaar. De deadline voor het eerste actieplan (2021) is 15 oktober 2020.

Er hoeft dus samen met het eerste beleidsplan nog geen actieplan aangeleverd te worden, maar dit neemt niet weg dat indien er lokaal hierover al is nagedacht, dit mee mag opgenomen worden.

Een financieel plan hoeft niet voorgelegd te worden, maar om erkend te blijven, wordt jaarlijks op uiterlijk 31 maart een financieel verslag van het voorbije werkingsjaar ingestuurd.

Hoe moet artikel 11, 7° geïnterpreteerd worden? “De aanvrager vertegenwoordigt binnen zijn werkgebied minstens twee derden van de lokale besturen en van de eerstelijnszorgaanbieders, die door de Vlaamse Gemeenschap als voorziening of samenwerkingsverband zijn erkend.”

Voor het vervullen van deze erkenningsvoorwaarde zijn twee pistes mogelijk, of een combinatie van beide:

a) 2/3 van deze door de Vlaamse Gemeenschap erkende eerstelijnszorgaanbieders zijn zelf lid van de zorgraad-vzw of via een afvaardiging.

Een afgevaardigde wordt in het artikel 12 van het decreet van 26 april 2019 gedefinieerd als: “een persoon die namens een lokaal bestuur, een organisatie of beroepsgroep wordt aangewezen om dit lokaal bestuur, die organisatie of beroepsgroep te vertegenwoordigen in de zorgraad.”

De term persoon duidt erop dat deze afgevaardigde zowel een rechtspersoon als een natuurlijke persoon kan zijn. Bovendien kunnen overeenkomstig de voorbeeldstatuten ook rechtspersonen lid zijn van de algemene vergadering (voor het bestuursorgaan stellen we voor om te werken met natuurlijke personen).

In principe is het dus mogelijk dat een rechtspersoon andere rechtspersonen zal vertegenwoordigen in de zorgraad. Uiteraard is het eveneens mogelijk dat deze verschillende rechtspersonen éénzelfde natuurlijke persoon aanduiden die hen zal vertegenwoordigen in de zorgraad-vzw.

b) Wanneer de betrokken zorgraad niet aan de vereiste 2/3 meerderheid komt op basis van bovenstaande regeling, kan een alternatieve regeling uitgewerkt worden: erkende eerstelijnszorgaanbieders die geen afvaardiging hebben in de zorgraad-vzw én niet persoonlijk lid zijn, kunnen een verklaring ondertekenen dat ze akkoord gaan met missie, visie en beleidsplan. Deze verklaring moet individueel per erkende eerstelijnszorgaanbieder worden ondertekend.

Kunnen we uitstel krijgen om de erkenningsaanvraag in te dienen?

De uiterste datum voor het indienen van de erkenningsaanvraag voor een zorgraad is 31 december 2019. Er is geen uitstel mogelijk.

Wat gebeurt dan als het dossier nog niet helemaal klaar is? Dan is er geen man overboord. Je dient de aanvraag in met alle elementen die je hebt. In de loop van de maand januari zal het agentschap dan melden wat je nog in orde moet brengen, en zul je een nieuwe timing krijgen.

Samenstelling en werking zorgraad

Zijn natuurlijke of rechtspersonen lid van de vzw die de erkenning aanvraagt?

Zowel natuurlijke als rechtspersonen kunnen lid zijn van de vzw. De rechtspersonen kunnen dus als dusdanig lid zijn van de vzw.

Het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders meldt in artikel 12, tweede lid:

“Een zorgraad is pluralistisch en divers samengesteld en bestaat minstens uit de afgevaardigden van:

  1. de lokale besturen;
  2. de eerstelijnszorgaanbieders van de verschillende disciplines, de woonzorgcentra, diensten voor gezinszorg, diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen, centra algemeen welzijnswerk;
  3.  de verenigingen van personen met een zorg- en een ondersteuningsvraag;
  4. de erkende verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.”

Een afgevaardigde wordt gedefinieerd als een persoon (dus zowel een rechtspersoon als een natuurlijk persoon) die namens de lokale besturen, organisaties of beroepsgroepen wordt aangewezen om deze lokale besturen, organisaties of beroepsgroepen te vertegenwoordigen in de zorgraad (artikel 12, eerste lid). De actoren vermeld in artikel 12, tweede lid, 1° tot en met 4° zijn dus lid van de zorgraad. Het artikel 12, tweede lid, doelt immers op de samenstelling van de algemene vergadering van de zorgraad. Indien een rechtspersonen lid is van de algemene vergadering zal deze rechtspersoon uiteraard een vertegenwoordiger aanduiden om namens deze rechtspersoon het lidmaatschap te vervullen. 

Hoe kunnen lokale besturen lid zijn van de vzw?

De lokale besturen zelf kunnen lid zijn van de vzw. In dit geval zullen de lokale besturen een persoon aanstellen die namens het lokaal bestuur in de algemene vergadering van de zorgraad zit. Dit gebeurt overeenkomstig het artikel 35 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. Deze persoon die wordt aangesteld door de lokale besturen kan het lokaal bestuur binden als hij handelt binnen zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid.

In het ledenregister wordt het lid dan aangeduid als: Gemeente Niemendal, Kerkplein 1, 9999 Niemendal, eventueel aangevuld met: vertegenwoordigd door de heer Postuur Piet (vaste vertegenwoordiger). Een vaste vertegenwoordiger aanduiden hoeft echter niet.

De lokale besturen kunnen dus mee de vzw stichten. De wettelijke basis voor de lokale besturen om deze vzw te kunnen oprichten of hierin te kunnen instappen is niet gelegen in de regelgeving betreffende de lokale besturen (decreet over het lokaal bestuur), maar wel het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders (cfr. artikel 386, §3 van het decreet lokaal bestuur).

Kunnen mandaten hergebruikt worden?

Lidmaatschap van de (algemene vergadering van de) vzw-zorgraad is verschillend van de vertegenwoordiging in de voorlopige zorgraad of het engagement om te werken in een bepaalde eerstelijnszone.

De vraag is of een bepaald mandaat zo ruim is opgesteld dat dit eveneens kan worden gebruikt als mandaat voor vertegenwoordiging in de zorgraad-vzw. Gezien mandaten meestal vrij specifiek worden gegeven (om eventueel misbruik te ver vermijden) valt het sterk te betwijfelen dat dit het geval zal zijn.

Bij enige twijfel over het feit of het mandaat ook gebruikt kan worden voor de zorgraad-vzw wordt best een nieuw mandaat gevraagd. Het mandaat voor de zorgraad-vzw wordt per voorziening/organisatie gegeven.

Mag je in de statuten het aantal leden van de AV beperken?

Zorg en Gezondheid stelt voor om het aantal leden van de AV niet te beperken. De zorgraad is echter vrij om een maximum in te voeren. Er moet wel gewezen worden op het feit dat er geen afbreuk mag gedaan worden aan de erkenningsvoorwaarden.

Zie bijvoorbeeld het artikel 8 van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden dat bepaalt dat elke eerstelijnszorgaanbieder die dat wenst en werkzaam is in het werkgebied van de zorgraad via een afgevaardigde vertegenwoordigd is in de zorgraad.

Als er toch grote onevenwichten in de AV zouden zijn, kan je ook werken met gedifferentieerd stemrecht. In principe zullen de bevoegdheden van de AV vrij beperkt zijn (tenzij anders beslist). In het bestuursorgaan, dat is de sturende motor van de vzw, is het aantal zetels evenwichtig verdeeld (volgens bovenvernoemd besluit van de Vlaamse Regering).

Moeten de statuten van de vzw door elke gemeenteraad afzonderlijk goedgekeurd worden?

Noch het decreet eerstelijnszorg, noch het BVR zorgraden legt de verplichting op dat de gemeenteraad de statuten goedkeurt. Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt dat gemeentebesturen kunnen deelnemen in andere structuren, dus ook deze van een vzw die de erkenning aanvraagt als zorgraad (cf. art. 386 + art. 41, 2de  lid, 4° DLB; voor OCMW: zie ook art. 78, 2de lid, 5° DLB). Vanuit het DLB is er ook geen formele verplichting om statuten van de vzw (of andere beslissingen die de vzw neemt) te laten goedkeuren door de gemeenteraad. Natuurlijk is het wel logisch dat er een kader wordt geboden waarbinnen de afgevaardigde van de gemeente kan opereren (en kan stemmen) én dat er geregeld teruggekoppeld wordt (minstens over belangrijke beslissingen in de schoot van de vzw). Daarnaast kan de gemeenteraad er uiteraard steeds op aandringen dat bepaalde agendapunten van de vzw wél vooraf worden besproken (incl. stemopdracht). Iedere gemeente kan hier dus anders over beslissen.

Moet het veranderforum de statuten goedkeuren?

Het veranderforum moet de statuten niet goedkeuren, het mag wel. Door de oprichting van de vzw creëer je een nieuwe organisatie, deze keer met rechtspersoonlijkheid, en dan gelden de spelregels voor de vzw’s. De stichtende leden keuren de statuten goed, de Algemene Vergadering kan de statuten wijzigen.

Moet de naam van de vzw het woord "zorgraad" bevatten? Kan de naam van de vzw “Eerstelijnszone xxx” zijn?

De oprichters van een vzw kiezen vrij de naam van hun vzw. We kunnen als overheid geen verplichtingen doen gelden op dat vlak. Er is geen bezwaar tegen de vermelding van ‘eerstelijnszone’ in de naam van de vzw. We geven een erkenning als zorgraad, maar daarom hoeft ‘zorgraad’ niet in de naam van de vzw vermeld te worden, noch in de statuten. Het is immers mogelijk dat de vzw in de toekomst een andere, tweede erkenning aanvraagt (zoals een vzw een erkenning kan hebben als woonzorgcentrum en als dagcentrum), of dat de vzw de erkenning als zorgraad verliest (we hopen dat dit niet gebeurt, maar je weet nooit). Het is dus eigenlijk beter de naam ‘zorgraad’ niet te vermelden in de naam van de vzw, maar de beslissing daarover ligt bij de oprichters.

Welke administratieve ondersteuning zullen de zorgraden krijgen?

In het  Besluit van de Vlaamse Regering tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden wordt het volgende bepaald:

"De zorgraden moeten hun personeelsadministratie, de ondersteuning van het personeelsmanagement, hun boekhoudkundige verplichtingen en de ondersteuning om hun verenigingsrechtelijke verplichtingen na te komen uitbesteden aan de partnerorganisatie, die daarvoor, wegens zijn deskundigheid in die materie, wordt aangewezen door de Vlaamse Regering."

In de nota aan de Vlaamse Regering wordt dit nader toegelicht:

"De zorgraden van de eerstelijnszones zullen werkgever zijn. Zij zullen autonoom alle bevoegdheden en verplichtingen uitoefenen die het werkgeverschap met zich meebrengt.

De personeelsadministratie en de ondersteuning van het personeelsmanagement, hun boekhoudkundige verplichtingen en het nakomen van hun verenigingsrechtelijke verplichtingen zal opgenomen worden door een partnerorganisatie.

We denken hierbij o.a. aan:

  • HR beleid :
    • Klassiek payroll verwerking : doorgeven van prestaties, aan- en afwezigheden – uitbetalen van lonen – betaalkalender : de partnerorganisatie is 1 contractant die 60 werkgevers vertegenwoordigt
    • RSZ: 60 aansluitingsnummers (gezien 60 werkgevers) maar 1 beheerder, nl. de partnerorganisatie
    • Collectieve selectieprocedures: uitschrijven van vacatures, assessment, begeleiding in de aanwerving (opstellen contract, aansluiting bij sociaal secretariaat enz.)
    • Opvolgen paritair comité en doorvertaling naar vzw’s over hun arbeidsrechtelijk statuut
    • Ter beschikking stellen van standaard sociale documenten (arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement, …)
    • Rapportering aan de boekhouding van personeelskosten
    • ‘Uitvoerend werkgeverschap’: Loopbaanbegeleiding, thematische verloven, deeltijds werken
    • Ondersteuning bij vorming en bijscholing
  • Centrale boekhouding: uitgangspunten: de partnerorganisatie kan contracten aangaan met derden (sociaal secretariaat, verzekeraars (AO, bestuurdersaansprakelijkheid, …), boekhouders, …): facturatie en kosten vanuit externen komen toe bij de partnerorganisatie die zorgt voor uitbetaling, opmaak van facturen, fiscale fiches
  • Ondersteuning aan de vzw’s wat betreft hun verenigingsrechtelijke verplichtingen

We gaan ervan uit dat we eind 2019 hierover meer duidelijkheid  kunnen verschaffen, namelijk welke partnerorganisatie dit effectief zal opnemen en hoe dit zal aangepakt en voorbereid worden.

Hebben de rechtspersonen of organisaties die afgevaardigd worden in de vzw stemrecht in de algemene vergadering?

Het stemrecht in de algemene vergadering komt enkel toe aan de leden. De rechtspersoon die lid is van de vzw zal zijn stemrecht uitoefenen via zijn (vaste) vertegenwoordiger. De andere rechtspersonen of feitelijke verenigingen, die afgevaardigd worden via deze rechtspersoon, zullen geen stemrecht hebben in de algemene vergadering. Het rechtspersoon-lid zal wel hun belangen (mee) verdedigen in de algemene vergadering.

Eventueel kan hier wel gedacht worden aan een diversifiëring van het stemrecht (door aan leden die verschillende organisaties vertegenwoordigen meer stemmen toe te kennen dan aan leden die slechts één organisatie vertegenwoordigen). De zorgraden-vzw's moeten echter zelf beslissen of zij een diversifiëring van het stemrecht wensen in te voeren.

Een gelijkaardige situatie doet zich voor wanneer een natuurlijke persoon lid is van de vzw-zorgraad. Hij/zij zal een stemrecht hebben, de achterliggende beroepsgroep(en)/feitelijke vereniging(en) niet (zij oefenen hun stemrecht uit via de natuurlijke persoon-lid). Indien een natuurlijke persoon-lid meerdere beroepsgroepen/feitelijke verenigingen vertegenwoordigt, kan hier ook een diversifiëring van het stemrecht overwogen en beslist worden.

Moet de Algemene Vergadering beslissen met een meerderheid binnen elke van de vier clusters?

De erkenningsvoorwaarde overeenkomstig artikel 14, 8° die oplegt dat zorgraden beslissen met een meerderheid binnen elk van de vier clusters is alleen van toepassing op het bestuursorgaan, niet op de Algemene Vergadering. De regelgeving mag dus op deze manier gelezen worden. Dit zal geëxpliciteerd worden in het eerstvolgende wijzigingsbesluit.

Hoe begroting 2020 opstellen?

Je kan op dit ogenblik (midden december 2019) nog geen begroting opstellen. Die wordt ook niet gevraagd bij het indienen van de erkenningsaanvraag.

In de eerste helft van januari '20 zullen de juiste subsidiebedragen gecommuniceerd worden. Als dan beslist wordt over de inschakeling van de personeelsleden, kan je een begroting beginnen opstellen.

Wanneer mag de eerste subsidieschijf verwacht worden?

De zorgraden worden normaliter erkend op 1 juli 2020. Het agentschap plant de uitbetaling van het eerste voorschot in de eerste week van juli.

Hoe kan je 100% van de middelen besteden als je maar over 90% beschikt?

In principe worden jaarlijks voorschotten betaald à rato van 90% van het subsidiebedrag. De resterende 10% - het saldo - wordt pas uitgekeerd na goedkeuring van het inhoudelijk en financieel verslag. Deze 10% kan opgenomen worden in de aanleg van een reserve. Zie artikel 23 van het besluit dat de erkenning en subsidiëring van de zorgraden regelt.

Bestuursorgaan Zorgraad

Wat is de duur van een mandaat van een bestuurslid van de zorgraad?

De duur van het mandaat van een bestuurder is niet wettelijk geregeld. Zorg en Gezondheid stelt voor om bestuurders te benoemen voor een termijn van 3 jaar. Bestuurders kunnen slechts 1 keer worden herbenoemd. Elke bestuurder kan dus maximum 2 termijnen van 3 jaar vervullen.

Hun termijn eindigt op de dag van de gewone algemene vergadering van het boekjaar waarin zijn mandaat volgens het benoemingsbesluit verstrijkt, behoudens andersluidende bepaling in het benoemingsbesluit.
In geval een plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van de duur van het mandaat heeft het bestuursorgaan recht om een nieuwe bestuurder te coöpteren.

Kunnen natuurlijke of rechtspersonen bestuurder zijn van de vzw?

Volgens de vzw-regelgeving kunnen rechtspersonen bestuurder zijn van een vzw. In dit geval echter stelt Zorg en Gezondheid voor dat alleen natuurlijke personen een bestuursmandaat opnemen.

Het is de bedoeling dat de bestuurders in het bestuursorgaan de volledige groep van actoren door wie ze zijn voorgedragen gaan vertegenwoordigen en niet slechts één of enkele organisaties daarvan. Om deze reden wordt voorgesteld om enkel te werken met natuurlijke personen in het bestuursorgaan en niet met rechtspersonen (de rechtspersoon kan immers nooit worden losgezien van één organisatie).

Dit sluit uiteraard niet uit dat ook een natuurlijke persoon een band kan hebben met één bepaalde organisatie, maar wij rekenen er op dat deze persoon bij het opnemen van zijn rol als bestuurder zijn verbondenheid met deze organisatie aan de kant kan zetten en beslissingen neemt in het belang van de volledige groep van actoren die hem hebben voorgedragen. In artikel 22 wordt om deze reden ook voorzien in een bepaling inzake tegenstrijdige belangen van een bestuurder.

Hoe het gelijkwaardigheidsprincipe (1 kop = 1 stem) interpreteren versus een verschillend aantal stemgerechtigden per cluster?

De 4 clusters (lokale besturen, gezondheidszorg, welzijnszorg en personen met een zorg- en ondersteuningsvraag) zijn evenwaardig. Elke bestuurder heeft stemrecht. De voorbeeldstatuten kennen aan elke bestuurder één stem toe. Toch blijft de achterliggende visie en voorkeur om via overleg en dialoog te komen tot consensus. De Zorgraad streeft naar een samenwerkingsmodel waar overgaan tot stemming kan vermeden worden en samen een gemeenschappelijk doel nagestreefd wordt. Indien er toch dient gestemd te worden, is een meerderheid per cluster noodzakelijk om tot een gedragen verhaal te komen. Dit is een voorwaarde om erkend te blijven (Zie Besluit van de Vlaamse Regering tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden, artikel 14, 8°).

Kan het bestuursorgaan andere beslissingsprincipes hanteren?

De oprichters van de vzw hebben de vrijheid om de verplichting om met een meerderheid per cluster te beslissen, niet op te nemen in de statuten en een andere beslissingsprocedure te hanteren (autonomie van de vzw). Dan zullen zij volgens hun statuten rechtsgeldige beslissingen kunnen nemen. Echter, bij een eventuele klacht waaruit blijkt dat die betrokken zorgraad de erkenningsvoorwaarde, vermeld in het artikel 14, 8° niet naleeft, zal het agentschap de procedure tot intrekking van de erkenning van de zorgraad moeten starten.

Zijn er plaatsvervangers mogelijk in de (voorlopige) zorgraad?

De voorlopige zorgraad is geen vzw en kan werken met plaatsvervangers.

Volgens de vzw-regelgeving bestaan er geen plaatsvervangers. In de voorbeeldstatuten wordt dan ook geen melding gemaakt van plaatsvervangers. Een vzw heeft alleen bestuurders die verkozen en benoemd zijn, geen plaatsvervangers. Ook in het kader van continuïteit is het niet zinvol om met steeds nieuwe mensen rond de tafel te gaan.

Het is evenwel belangrijk dat er vanuit de zorgraad communicatie vertrekt naar de achterban. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en van ieder bestuurslid om de communicatie naar het werkveld, de doelgroepen en de inwoners van de eerstelijnszone in het algemeen, te verzorgen

Er kan een procedure worden afgesproken (in het huishoudelijk reglement) hoe men omgaat met langdurige afwezigheid van een bestuurslid. Op dat moment kan er wel gekozen worden voor een vervanging/coöptatie van een bestuurder (zie ook hierboven: duur van het mandaat).

Het bestuursorgaan kan ook toelaten dat waarnemers de vergaderingen bijwonen. Deze waarnemers nemen niet deel aan het overleg, noch aan de besluitvorming.

Als een bestuurslid eenmalig niet kan zetelen, kan die volmacht verlenen aan een ander bestuurslid en nadien via verslag kennis nemen van de vergadering.

Kunnen zitpenningen betaald worden?

(Voorlopige) Zorgraden kunnen zelfstandig beslissen om zitpenningen uit te betalen (vanuit eigen werkingsmiddelen). In het geval een (voorlopige) zorgraad beslist om zitpenningen uit te betalen, dienen ze zich te houden aan de door de Vlaamse administratie vooropgestelde richtlijnen:

  • Iedereen die aan de bestuursvergaderingen van de zorgraad deelneemt ontvangt eenzelfde zitpenning.
  • We suggereren een zitpenning die niet hoger is dan 75 euro. Dit is het gangbare tarief voor deelname aan overlegorganen binnen de Vlaamse overheid.
  • Hiervoor worden fiscale fiches 281.30 opgemaakt.

Het is altijd mogelijk om te verzaken aan de zitpenning, en deze dus niet op te nemen. De bestuurders kunnen dus beslissen om hun zitpenning niet op te nemen. Het agentschap vraagt dat de bestuursleden die al op een andere manier vergoed worden om aan het overleg deel te nemen, verzaken aan hun zitpenning.

Kunnen zitpenningen ook aan organisaties uitgekeerd worden?

Bv. iemand neemt deel aan het overleg namens een huisartsenkring of een dienst voor gezinszorg. Kan de vergoeding dan gestort worden op rekening van de organisatie, of moet het op de persoonlijke rekening van de deelnemer?

Zorg en Gezondheid raadt aan om in de Raad van Bestuur enkel natuurlijke personen op te nemen. Wanneer een natuurlijke persoon wordt aangeduid als bestuurder, wordt de betaling bij een eventuele bezoldiging best aan deze persoon verricht. Er wordt een fiscale fiche opgemaakt.

Volgens de vzw-regelgeving echter kan in een vzw een rechtspersoon lid zijn van de Raad van Bestuur (tenzij de statuten dit onmogelijk maken). Die rechtspersoon moet vertegenwoordigd worden door een gemandateerd natuurlijk persoon. De rechtspersoon wordt dan als bestuurder benoemd, en niet de vertegenwoordiger van deze rechtspersoon. De vergoeding wordt toegekend aan de rechtspersoon.

Als het bedrag gestort wordt op de rekening van een vzw of andere organisatie of bedrijf of iemand met een vrij beroep (bv. dokter, advocaat), zijn er fiscaal twee mogelijkheden:

  • ofwel is de begunstigde BTW-plichtig. In dat geval moet hij een factuur met BTW opmaken en zal er een fiche 281.93 opgemaakt worden
  • ofwel is de begunstigde niet BTW-plichtig. In dat geval moet hij een schuldvordering opmaken voor het brutobedrag en dient er een fiche 281.50 opgemaakt te worden.

In principe behoort de bepaling betreffende de betaling van onkostenvergoedingen / bezoldiging niet tot de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap. Dit is een bevoegdheid van de algemene vergadering van de vzw. Het is dus niet aan de Vlaamse Gemeenschap om de zitpenningen te regelen die worden uitgekeerd aan de leden van de vzw. In de subsidievoorwaarden kunnen wel bepalingen worden ingeschreven aangaande de kosten waarvoor de subsidie mag gebruikt worden.

Kan aan een bestuurder een onkostenvergoeding voor vrijwilligers toegekend worden?

Een zitpenning is belastbaar en wordt aanzien als een financiële vergoeding voor de bestuurder.

Een onkostenvergoeding voor vrijwilligers toekennen aan een bestuurder kan in een vzw op voorwaarde dat deze bestuurder als vrijwilliger wordt beschouwd (cfr. de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers).

Een vrijwilligersvergoeding is echter beperkt tot:

  • De werkelijk door de vrijwilliger bewezen kosten – vrijwilliger moet bewijsstukken van de onkosten overhandigen (reële onkostenvergoeding);
  • Een forfaitaire onkostenvergoeding, eventueel aangevuld met een beperkte kilometervergoeding (bedraagt: 34,71 euro per dag / maximum 1.388,40 per jaar voor 2019 zonder kilometervergoeding).

Uiteraard mag de vrijwilliger geen enkele andere vergoeding krijgen voor zijn lidmaatschap van de zorgraad, anders is hij geen vrijwilliger meer (dus cumul zitpenning en onkostenvergoeding als vrijwilliger is niet mogelijk).

Is er een sjabloon van een intern reglement beschikbaar?

We zullen geen model van huishoudelijk reglement aanleveren, en daar zijn een paar goede redenen voor.

Er zijn veel manieren om de werking van een zorgraad te organiseren: wil je werken met een dagelijks bestuur of niet, wil je op de algemene vergadering ook inhoudelijke onderwerpen bespreken of wil je dit doen op een platformvergadering, enz.

Het is onbegonnen werk om alle opties op te lijsten, en het is zeker niet aan de overheid om hierin een keuze te maken of voor te stellen: dit behoort tot de autonomie van de vzw’s. De decreetgever heeft geoordeeld dat de zorgraden het statuut van een vzw hebben, juist omwille van de lokale autonomie.

Gevolg gevend aan een opmerking van de Raad van State op het ontwerpbesluit Zorgraden, werden de OCMW’s geschrapt uit de cluster Welzijn. Welke gevolgen heeft dit?

De wijziging van de regelgeving heeft geen invloed op de samenstelling van de voorlopige zorgraden, vermits dit niet geregeld is in een besluit.

De opmerking van de Raad van State heeft wel betrekking op de samenstelling van het bestuursorgaan van de vzw. Zie art. 9 (hieronder): dit artikel bepaalt welke welzijnsactoren bestuurders kunnen kiezen. De OCMW’s kunnen dus geen bestuurders verkiezen voor de cluster Welzijn, wel voor de cluster Lokale Besturen. De regelgeving bepaalt dus welke afgevaardigden/leden in de vzw een bestuurslid mogen verkiezen, maar niet wie kan/zal zetelen in het bestuursorgaan. Dat behoort tot de autonomie van de vzw.

De regelgeving sluit dus niet uit dat de hieronder vermelde welzijnsactoren een personeelslid van het OCMW verkiezen als bestuurder. Vanuit het agentschap stellen wij ook voor dat bestuurders worden verkozen omwille van hun competenties, en niet als vertegenwoordiger van een organisatie.

Art. 9. §1. In dit artikel wordt verstaan onder:

1° welzijnsactor:

  • a) de woonzorgcentra;
  • b) de diensten voor gezinszorg;
  • c) de lokale dienstencentra;
  • d) de diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen;
  • e) de centra voor algemeen welzijnswerk;

Kan een bestuurder worden verkozen die geen lid is van de vzw?

Ja, er kan een bestuurder, extern aan de vzw, aangesteld worden.

Is het mogelijk om te starten met een Raad van Bestuur die niet volledig samengesteld is?

Ja, het is mogelijk om te starten met een bestuursorgaan dat niet voldoet aan de samenstelling opgelegd in het Besluit van de Vlaamse Regering.

De vzw die een erkenning als zorgraad aanvraagt of erkend is als zorgraad, zal moeten beschikken over een bestuursorgaan. Het WVV legt slechts minimale samenstellingsvoorwaarden op aan het bestuursorgaan van een VZW, onder andere:

  • Minstens 3 bestuurders, tenzij de VZW zelf minder dan 3 leden heeft (cfr. artikel 9:5 WVV);
  • Rechtspersonen die bestuurder zijn, moeten een vaste vertegenwoordiger aanstellen (cfr. 2:55 WVV).

De leden van de voorlopige zorgraad kunnen de oprichters zijn, maar dat moet niet. Er geldt evenmin een regel dat de oprichters de eerste bestuurders (moeten) zijn. In principe wordt er, voor de oprichting van een VZW, een oprichtersvergadering gehouden. Op deze vergadering zullen de oprichters beslissen om een VZW op te richten en zullen de statuten en de oprichtingsakte worden opgesteld.

Aansluitend op de oprichting van de VZW zullen de oprichters vergaderen als Algemene Vergadering (dit is dus vooraleer de statuten zijn neergelegd bij de rechtbank). Tijdens deze eerste ‘algemene vergadering’ zullen de oprichters de bestuurders aanstellen.

Dit bestuursorgaan moet nog niet voldoen aan de samenstellingsvoorwaarden van het artikel 9, §2 van het Besluit van de Vlaamse Regering. Voor 15 oktober 2020 zijn er geen voorwaarden opgelegd aan het bestuursorgaan van de zorgraad-vzw, gedurende deze periode zullen dus enkel de voorwaarden van het WVV gelden.

Kunnen coördinatoren of stafmedewerkers (dagelijks) bestuurder worden?

Coördinatoren of stafmedewerkers zijn geen lid van het (dagelijks) bestuur. Ze zouden dan immers tegelijk bestuurder – en dus werkgever – en personeelslid (werknemer) zijn. Het bestuur van een zorgraad kan beslissen om de coördinator/stafmedewerker systematisch bij het bestuurdersoverleg te betrekken. Dan nodigen ze de coördinator uit. Eventueel kan per agendapunt beslist worden waar de aanwezigheid van de coördinator vereist of wenselijk is. Weliswaar nooit als stemgerechtigde, en dus ook niet met de verantwoordelijkheid van een bestuurder.