Veel gestelde vragen over de erkennings- en omzettingskalender

Overzicht vragen

Algemene principes

Samenvoegen en wijzigen van vergunningen

De erkenningskalender

De omzettingskalender

Dossiersamenstelling en –behandeling

Uitstel, verval en opschorting

 


 

Overzicht antwoorden

Algemene principes

Wat is een erkennings- of omzettingskalender?

Met de erkenningskalender plannen we hoeveel woongelegenheden er elk jaar bijkomen. De erkenningskalender bepaalt het kwartaal en het jaar waarin de erkenning als woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf moet worden aangevraagd. Er kunnen geen woongelegenheden bijkomen die niet in de erkenningskalender zijn ingepland. Alleen wie over een voorafgaande vergunning met goedgekeurde erkenningskalender beschikt, kan nog een erkenning als woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf aanvragen en dus bijkomende capaciteit in gebruik nemen.

Met de omzettingskalender kan een initiatiefnemer die houder is van een voorafgaande vergunning ervoor kiezen om de woongelegenheden woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf, onder bepaalde voorwaarden, te realiseren als een andere zorgvorm. De omzettingskalender bepaalt in welk kwartaal en jaar de erkenning voor deze zorgvorm moet worden aangevraagd.

Terug naar boven

Wie kan er een erkennings- of omzettingskalender aanvragen?

Het besluit van 19 oktober 2018 bepaalt dat enkel voor voorafgaande vergunningen voor uitbreidingscapaciteit waarvoor nog geen erkenningskalender werd goedgekeurd, een erkennings- of omzettingskalender kan worden aangevraagd. Ook de bepalingen over het wijzigen en samenvoegen van voorafgaande vergunningen zijn van toepassing op uitsluitend deze voorafgaande vergunningen. Er kunnen dus geen omzettingskalenders worden aangevraagd voor:

  • erkende capaciteit;
  • voorafgaand vergunde capaciteit waarvoor reeds een erkenningskalender is goedgekeurd;
  • tijdelijk afgebouwde capaciteit;
  • vergunde capaciteit voor het realiseren van een vervangingsnieuwbouw.

Raadpleeg hier de lijst van de voorafgaande vergunningen die wel in aanmerking komen.

Terug naar boven

Wat is een werkingsgebied?

Het werkingsgebied is de geografische afbakening die in dit besluit dient als referentie voor samenwerking en invulling van de programmatie. Het werkingsgebied vervangt hierbij de vroegere zorgregio. De afbakening loopt gelijk met die van de eerstelijnszones maar in afwachting van de formele oprichting en verankering van de eerstelijnszones in het Eerstelijnsdecreet, worden de eerstelijnszones in dit besluit werkingsgebieden genoemd. Raadpleeg hier een overzicht van de samenstelling van de werkingsgebieden en de invulling van de programmatie voor woonzorgcentra en centra voor kortverblijf. Hierin vindt u ook terug tot welk werkingsgebied een stad of gemeente behoort.

Terug naar boven

Hoeveel woongelegenheden kunnen er jaarlijks maximaal bijkomen?

Onderstaande tabel geeft weer wat de maximale erkennings- en omzettingscapaciteit is per jaar. De tabel hanteert een 50/50 verdeling tussen de voorziene capaciteit voor erkenningskalender woonzorgcentrum en omzettingskalender. De voorziene jaarlijkse capaciteit voor de erkenningskalender voor centra voor kortverblijf wordt in een apart traject gehouden. Deze verdeling is een richtlijn. In het verdere verloop van dit artikel wordt toegelicht dat er met een principe van communicerende vaten wordt gewerkt. Dit principe zorgt voor de nodige flexibiliteit om binnen de voorziene begrotingskredieten maximaal tegemoet te komen aan de aanvragen van initiatiefnemers.

Jaartal Maximale erkenningscapaciteit woongelegenheden woonzorgcentra Maximale erkenningscapaciteit woongelegenheden centra voor kortverblijf Maximale omzettingscapaciteit Totaal
2015 2192 156 0 2348
2016 3159 128 0 3287
2017 1652 105 0 1757
2018 2020 132 0 2152
2019 126 0 0 126
2020 599 47 599 1245
2021 599 46 599 1244
2022 599 46 599 1244
2023 599 46 599 1244
2024 599 46 599 1244
2025 598 46 598 1242

 

Terug naar boven

Samenvoegen en wijzigen van vergunningen

Wat zijn de voorwaarden voor het samenvoegen of wijzigen van een voorafgaande vergunning binnen het werkingsgebied?

Voor het samenvoegen en wijzigen van voorafgaande vergunningen binnen het werkingsgebied is er een versoepeling ten opzichte van de reguliere procedure voor het aanpassen van een voorafgaande vergunning waarbij de woongelegenheden steeds binnen de gemeentegrenzen gerealiseerd moeten worden en enkel onder bepaalde voorwaarden kunnen worden overgedragen naar een andere initiatiefnemer.

Deze versoepeling is enkel van toepassing op voorafgaande vergunningen voor uitbreidingscapaciteit waarvoor nog geen erkenningskalender werd goedgekeurd en enkel in het kader van een aanvraag voor een omzettings- of een erkenningskalender. Binnen de grenzen van het werkingsgebied kan men:

  • de initiatiefnemer van een voorafgaande vergunning wijzigen naar eender welke natuurlijke persoon of bestaande rechtspersoon. Dit kan ook een initiatiefnemer zijn die nog niet over een erkende ouderen- of thuiszorgvoorziening beschikt in dat werkingsgebied;
  • de inplantingsplaats van de voorafgaande vergunning over gemeentegrenzen heen maar binnen hetzelfde werkingsbied.

Daarnaast kunnen ook een of meerdere initiatiefnemers ervoor kiezen om, naar aanleiding van het indienen van een erkennings- of omzettingskalender, een aanvraag tot samenvoeging van het geheel of een deel van verschillende voorafgaande vergunningen op verschillende inplantingsplaatsen binnen hetzelfde werkingsgebied, in te dienen. De samengevoegde voorafgaande vergunning kan dienen voor de realisatie of uitbreiding van een initiatief op een van die inplantingsplaatsen of op een andere inplantingsplaats binnen het werkingsgebied. Pilootprojecten over nieuwe ruimtelijke concepten in de woonzorg kunnen de voorafgaande vergunning enkel wijzigen en niet samenvoegen met een andere voorafgaande vergunning.

Terug naar boven

Wat zijn de voorwaarden voor het samenvoegen of wijzigen van een voorafgaande vergunning tussen aangrenzende werkingsgebieden?

Het besluit voorziet een specifieke mogelijkheid om een voorafgaande vergunning te realiseren in een aangrenzend werkingsgebied, onder volgende beperkende voorwaarden:

  • de wijziging of samenvoeging kan alleen in het kader van een aanvraag erkenningskalender voor het vierde kwartaal 2025;
  • de vergunning kan worden samengevoegd met een andere voorafgaande vergunning uit een aangrenzend werkingsgebied op een van de inplantingsplaatsen van de voorafgaande vergunningen of worden toegevoegd aan een woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf dat al erkend is in een aangrenzend werkingsgebied;
  • de voorafgaande vergunning kan alleen worden gewijzigd of samengevoegd als het dezelfde initiatiefnemer betreft en die sinds 1 januari 2018 steeds houder is geweest van de voorafgaande vergunningen of erkenningen in kwestie;
  • de verschuiving over de grenzen van het werkingsgebied heen is alleen mogelijk indien er een minimale invulling van 80% van de programmatie behouden blijft op niveau van het werkingsgebied waaruit de woongelegenheden worden weggehaald(2).

Pilootprojecten over nieuwe ruimtelijke concepten in de woonzorg kunnen de voorafgaande vergunning enkel wijzigen en niet samenvoegen met een andere voorafgaande vergunning.

(2) Meer informatie over de 80%-regel voor invulling van de programmatie vindt u onder hoofding 8 van deze brief.

Terug naar boven

Wat is het verschil tussen een aanvraag tot samenvoeging en een aanvraag tot wijziging van de voorafgaande vergunning?

Indien u één voorafgaande vergunning geheel of gedeeltelijk wil wijzigen is er sprake van een wijziging van de voorafgaande vergunning.

Voorbeeld 1: u beschikt over 50 woongelegenheden woonzorgcentrum in voorafgaande vergunning waarvan u 43 woongelegenheden wil realiseren op de erkenningskalender en 7 woongelegenheden wil omzetten naar een dagverzorgingscentrum niet-conform artikel 51 dat u wenst te realiseren in een andere gemeente binnen het werkingsgebied. U vraagt de gedeeltelijke wijziging van de voorafgaande vergunning aan waarbij 7 woongelegenheden worden overgedragen naar de nieuwe inplantingsplaats van het dagverzorgingscentrum. De voorafgaande vergunning zal dus in feite in twee gesplitst worden.

Van zodra er sprake is van meerdere voorafgaande vergunningen dienst u een aanvraag tot samenvoeging aan te vragen. In de procedure voor de aanvraag tot samenvoeging zal het ook mogelijk zijn om meteen eventuele wijzigingen aan de voorafgaande vergunningen in kwestie aan te vragen.

Voorbeeld 2: u beschikt over een voorafgaande vergunning van 20 woongelegenheden woonzorgcentrum in gemeente A en 20 woongelegenheden woonzorgcentrum in gemeente B. Beide gemeentes liggen in hetzelfde werkingsgebied. U vraagt de gedeeltelijke samenvoeging van de twee voorafgaande vergunningen aan waarbij 10 woongelegenheden van de voorafgaande vergunning uit gemeente B worden toegevoegd aan deze van gemeente A. Hierdoor beschikt u over 30 woongelegenheden woonzorgcentrum in de gemeente A waarvoor u de erkenningskalender aanvraagt. De overige woongelegenheden in gemeente B draagt u over aan een andere initiatiefnemer binnen uw samenwerkingsverband zodat er een omzettingskalender kan worden aangevraagd om de capaciteit van een bestaande dienst voor gezins- en aanvullende thuiszorg te verhogen met extra uren gezinszorg.

Terug naar boven

Wanneer treedt de wijziging of samenvoeging in werking?

De wijziging en/of samenvoeging van voorafgaande vergunningen treedt in voege op voorwaarde dat een erkennings- of omzettingskalender wordt toegewezen aan het initiatief. Indien de erkennings- of omzettingskalender wordt afgewezen, blijft de oorspronkelijke voorafgaande vergunning behouden en wijzigt noch de inplantingsplaats, noch de initiatiefnemer.

Terug naar boven

Kan ik de voorafgaande vergunning nog wijzigen nadat mijn omzettings- en erkenningskalender werd goedgekeurd?

Elke wijziging aan de voorafgaande vergunning moet worden aangevraagd. Als algemene vuistregel geldt immers dat de voorafgaande vergunning bepaalt wat de inplantingsplaats en de initiatiefnemer is voor een initiatief. De erkennings- of omzettingskalender bepaalt enkel het kwartaal waarin de erkenning moet worden aangevraagd. Dit betekent dat, indien men een omzettingskalender wenst aan te vragen voor een andere zorgvorm op een andere inplantingsplaats, de aanvraag tot wijziging van de voorafgaande vergunning tegelijkertijd zal moeten worden aangevraagd. Nadat de erkennings- of omzettingskalender is toegewezen, kan de voorafgaande vergunning enkel gewijzigd worden volgens de reguliere procedures die van toepassing zijn op alle initiatiefnemers in de ouderenzorg. Dit betekent dat de voorafgaande vergunning waaraan een erkennings- of omzettingskalender is toegewezen enkel kan worden gewijzigd van inplantingsplaats binnen de grenzen van de gemeente en tussen initiatiefnemers die volledig in elkaars raad van bestuur zetelen (i.e. het gaat over eenzelfde organisatie).

Terug naar boven

De erkenningskalender

Wat zijn de voorwaarden voor het aanvragen van een erkenningskalender?

Een initiatiefnemer die houder is van een voorafgaande vergunning voor uitbreidingscapaciteit kan tot uiterlijk 1 februari 2019 een aanvraag indienen voor een erkenningskalender voor de periode van het eerste kwartaal 2020 tot en met het vierde kwartaal 2025. Initiatiefnemers moeten per woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf voor het geheel van de woongelegenheden waarvoor ze de erkenning zullen aanvragen, een erkenningskalender indienen voor hetzelfde trimester. Ze kunnen de erkenning van de uitbreidingscapaciteit woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf niet gefaseerd laten erkennen over verschillende kwartalen of jaren.

Terug naar boven

Welke prioriteringscriteria worden gehanteerd voor het beoordelen van een erkenningskalender?

Indien een aanvraag ontvankelijk is maar er zijn meer aanvragen voor een bepaald kwartaal dan de budgettair voorziene capaciteit toelaat, worden er prioriteringscriteria toegepast voor de erkenningskalender. Deze prioriteringscriteria grotendeels identiek aan de vorige oproepen voor erkenningskalenders:

  • er wordt voorrang gegeven aan dossiers die worden aangevraagd door de pilootprojecten over nieuwe ruimtelijke concepten in de woonzorg;
  • er wordt voorrang gegeven aan dossiers die verschoven zijn uit een vorig kwartaal;
  • er gebeurt een prioritering naar gelang invullingsgraad van de programmatie (eerst per werkingsgebied, dan per gemeente);
  • dossiers die een wijziging of een samenvoeging van voorafgaande vergunningen impliceren, komen achteraan in de prioritering.

Terug naar boven

De omzettingskalender

Wat zijn de voorwaarden voor het aanvragen van een omzettingskalender?

Een initiatiefnemer die houder is van een voorafgaande vergunning voor uitbreidingscapaciteit kan tot uiterlijk 1 februari 2019 een aanvraag indienen voor een of meerdere omzettingskalenders voor de periode van het eerste kwartaal 2020 tot en met het vierde kwartaal 2025. Per zorgvorm moeten initiatiefnemers deze aanvraag indienen voor het geheel van de woongelegenheden van de voorafgaande vergunning in eenzelfde kwartaal van een welbepaald jaar waarvoor ze de omzetting vragen. Initiatiefnemers kunnen de capaciteit van de omzettingskalender die ze aanvragen voor eenzelfde zorgvorm niet spreiden over verschillende kwartalen of jaren. Er kunnen wel meerdere omzettingskalenders worden aangevraagd voor eenzelfde voorafgaande vergunning naar verschillende zorgvormen.

Omzettingsaanvragen naar thuiszorgvoorzieningen moeten steeds in de programmatie passen. Het is aan de initiatiefnemer om na te gaan of er programmatieruimte beschikbaar is voor een lokaal dienstencentrum of een dienst voor gezins- en aanvullende thuiszorg.

Een aanvraag die niet in de programmatie past, is niet ontvankelijk. Voor ouderenzorgvoorzieningen (de overige doelzorgvormen) voorziet het besluit dat deze aanvragen van rechtswege passen in de programmatie.

Een aanvraag tot omzetting is enkel ontvankelijk indien er een minimale invullingsgraad van 80% binnen het werkingsbied behouden blijft voor de invulling van de programmatie van woonzorgcentra en centra voor kortverblijf , dit na een toekenning van alle omzettings- en erkenningskalenders tot en met vierde kwartaal 2025. Indien Zorg en Gezondheid bij de behandeling van de ingediende omzettingskalenders vaststelt dat er voor een bepaald werkingsgebied teveel omzettingsaanvragen zijn, waardoor de minimale invullingsgraad niet meer wordt behaald, zijn alle omzettingsdossiers voor dat werkingsgebied onontvankelijk. De minimale invullingsgraad moet worden behaald voor woonzorgcentra en centra voor kortverblijf afzonderlijk. Het is dus mogelijk dat binnen eenzelfde werkingsgebied de voorafgaande vergunningen voor de ene zorgvorm niet kunnen worden omgezet en voor de andere wel.

Terug naar boven

Voor welke zorgvormen kan ik een omzettingskalender aanvragen?

De doelzorgvormen naar dewelke een initiatiefnemer woongelegenheden uit de voorafgaande vergunning voor woongelegenheden woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf kan omzetten zijn de volgende:

  • een planningsvergunning voor bedden in een rust- en verzorgingstehuis;
  • verblijfseenheden voor de uitbreiding van de bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor zorgafhankelijke ouderen;
  • een planningsvergunning voor de bijkomende erkenning als oriënterend kortverblijf;
  • een voorafgaande vergunning voor woongelegenheden in een centrum voor kortverblijf;
  • subsidiëring van een lokaal dienstencentrum (LDC);
  • een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum niet conform artikel 51 die moet leiden tot de erkenning als dagverzorgingscentrum met vijf verblijfseenheden met een bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor zorgafhankelijke ouderen;
  • verblijfseenheden voor de uitbreiding van de bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor personen die lijden aan een ernstige ziekte of een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum voor palliatieve verzorging die moet leiden tot de erkenning als dagverzorgingscentrum voor palliatieve verzorging met vijf verblijfseenheden met een bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor personen die lijden aan een ernstige ziekte;
  • een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum conform artikel 51;
  • een erkenning als dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg (DGAT) of subsidiabele uren gezinszorg of voltijdsequivalenten aanvullende thuiszorg.

Terug naar boven

Wat zijn de omzettingssleutels?

De omzettingssleutels worden bepaald door de kost op jaarbasis van een woongelegenheid in voorafgaande vergunning (bronzorgvorm), geplaatst ten opzichte van de kost op jaarbasis van de zorgvorm waarnaar een initiatiefnemer wenst om te zetten (doelzorgvorm). Op basis van deze kost op jaarbasis worden omzettingssleutels berekend die bepalen hoeveel woongelegenheden van een voorafgaande vergunning u moet inzetten om de omzetting naar een bepaalde doelzorgvorm te bekomen. Bij de omzetting van een grote hoeveelheid woongelegenheden naar eenzelfde doelzorgvorm, kan u voor sommige doelzorgvormen een schaalvoordeel bekomen.

U kan zelf aan de hand van deze sleutels uitrekenen welke omzettingen mogelijk zijn voor een bepaalde voorafgaande vergunning. Het maakt hierbij geen verschil of het om een voorafgaande vergunning voor een woonzorgcentrum gaat of voor een centrum voor kortverblijf. Beiden worden gelijkgesteld zodat u de voorafgaande vergunningen kan samentellen, op voorwaarde dat de minimale invulling van 80% voor beide bronzorgvormen gegarandeerd blijft.

 

Bronzorgvorm Doelzorgvorm
1 wgl WZC of CVK 2 planningsvergunningen voor bedden in een rust- en verzorgingstehuis
10 wgl WZC of CVK 21 planningsvergunningen voor bedden in een rust- en verzorgingstehuis
1 wgl WZC of CVK 1 VE bijzondere erkenning voor zorgafhankelijke ouderen
6 wgl WZC of CVK 7 VE bijzondere erkenning voor zorgafhankelijke ouderen
2 wgl WZC of CVK 1 planningsvergunning oriënterend kortverblijf
3 wgl WZC of CVK 2 planningsvergunningen oriënterend kortverblijf
6 wgl WZC of CVK 5 planningsvergunningen oriënterend kortverblijf
(minimum om erkend te worden als oriënterend kortverblijf)
1 wgl WZC 1 voorafgaande vergunning centrum voor kortverblijf
geen omzetting van CVK naar WZC mogelijk
3 wgl WZC of CVK 1 jaarlijkse subsidie voor een lokaal dienstencentrum
7 wgl WZC of CVK 1 dagverzorgingscetrum niet-conform art. 51 met 5 VE bijzondere erkenning voor zorgafhankelijk ouderen
2 wgl WZC of CVK 1 VE bijzondere erkenning voor personen die lijden aan een ernstige ziekte
3 wgl WZC of CVK 2 VE bijzondere erkenning voor personen die lijden aan een ernstige ziekte
10 wgl WZC of CVK 1 dagverzorgingscentrum voor palliatieve verzorging met 5 VE bijzondere erkenning voor personen die lijden aan een ernstige ziekte
2 wgl WZC of CVK 1 dagverzorgingscentrum conform art. 51 van de bijlage IX
32 wgl WZC of CVK 1 dienst voor gezins- en aanvullende thuiszorg
4 wgl WZC of CVK 1539 uren gezinszorg
7 wgl WZC of CVK 3078 uren gezinszorg
3 wgl WZC of CVK 1 VTE thuiszorg
11 wgl WZC of CVK 4 VTE thuiszorg

 

 

 

 

Terug naar boven

Welke prioriteringscriteria worden gehanteerd voor het beoordelen van een omzettingskalender?

Indien een aanvraag ontvankelijk is maar er zijn meer aanvragen voor een bepaald kwartaal dan de budgettair voorziene capaciteit toelaat, worden er prioriteringscriteria toegepast voor de omzettingskalender:

  • er wordt voorrang gegeven aan dossiers die verschoven zijn uit een vorige kwartaal;
  • er gebeurt een prioritering naar de doelzorgvorm van de omzetting:
    • een planningsvergunning voor bedden in een rust- en verzorgingstehuis;
    • verblijfseenheden voor de uitbreiding van de bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor zorgafhankelijke ouderen;
    • een planningsvergunning voor de bijkomende erkenning als oriënterend kortverblijf;
    • een voorafgaande vergunning voor woongelegenheden in een centrum voor kortverblijf;
    • subsidiëring van een lokaal dienstencentrum (LDC);
    • een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum niet conform artikel 51 die moet leiden tot de erkenning als dagverzorgingscentrum met vijf verblijfseenheden met een bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor zorgafhankelijke ouderen;
    • verblijfseenheden voor de uitbreiding van de bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor personen die lijden aan een ernstige ziekte of een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum voor palliatieve verzorging die moet leiden tot de erkenning als dagverzorgingscentrum voor palliatieve verzorging met vijf verblijfseenheden met een bijzondere erkenning als centrum voor dagverzorging voor personen die lijden aan een ernstige ziekte;
    • een voorafgaande vergunning voor een dagverzorgingscentrum conform artikel 51;
    • een erkenning als dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg (DGAT) of subsidiabele uren gezinszorg of voltijdsequivalenten aanvullende thuiszorg.
  • er gebeurt een prioritering naar gelang de invulling van de programmatie van bronzorgvorm (WZC of CVK);
  • er wordt voorrang gegeven aan de voorafgaande vergunning die eerder werd verleend.

Terug naar boven

Wat is oriënterend kortverblijf?

Het besluit maakt het mogelijk om een omzetting te doen naar een nieuwe zorgvorm, namelijk de bijkomende erkenning als oriënterend kortverblijf. Een centrum voor kortverblijf kan een bijkomende erkenning als oriënterend kortverblijf verkrijgen, wanneer het gebruikers die thuis wonen tijdelijk en op een multidisciplinaire wijze een intensief observatie- en begeleidingstraject aanreikt met als doel de gebruikers te oriënteren naar het meest passende woonzorgaanbod.

Het beleid doet hiermee een voorafname op het nieuwe decreet betreffende de woonzorg dat definitief werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 9 november 2018, waarin deze zorgvorm wordt opgenomen. In afwachting van de verdere uitwerking van het oriënterend kortverblijf in de uitvoeringsbesluiten bij dit decreet, omvat de bijlage 2 bij het besluit de erkenningsvoorwaarden, de procedure voor de aanvraag van een planningsvergunning en de procedure voor de aanvraag van een erkenning.

Terug naar boven

Dossiersamenstelling en -behandeling

Hoe kan ik een volledig en ontvankelijk dossier indienen?

Om een aanvraag in te dienen maakt u gebruik van de formulieren die u hieronder terugvindt. Het kan zijn dat u meerdere formulieren zal moeten combineren. In het totaal zijn er drie formulieren beschikbaar:

Per voorafgaande vergunning dient u één formulier in voor de aanvraag erkennings- en omzettingskalender. Indien u een volledige samenvoeging of wijziging van meerdere voorafgaande vergunningen aanvraagt, dient u één formulier erkennings- en omzettingskalender in voor de samengevoegde of gewijzigde voorafgaande vergunning. Indien u een gedeeltelijk wijziging of samenvoeging van een of meerdere voorafgaande vergunningen aanvraagt, dient u één formulier erkennings- en omzettingskalender in per gewijzigde voorafgaande vergunning. Bij elk formulier zullen ook een aantal bijlagen worden opgevraagd. Deze bijlagen worden onderaan het formulier vermeld. Een dossier is alleen ontvankelijk als alle gevraagde bijlagen zijn toegevoegd.

Daarnaast moet elke initiatiefnemer een begeleidende nota toevoegen aan het dossier waarin de strategische zorgvisie voor de periode 2020-2025 wordt omschreven. Hierin beschrijft u gedetailleerd voor welke woongelegenheden een erkennings- of omzettingskalender wordt aangevraagd, in welk kwartaal en met een duidelijke verwijzing naar de voorafgaande vergunningen van waaruit deze woongelegenheden afkomstig zijn.

Elk dossier moet aangetekend verstuurd worden gericht aan de afdeling Woonzorg en Eerste Lijn - team Planning en Kwaliteit Ouderenzorg van het Agentschap Zorg en Gezondheid.

Terug naar boven

Hoe wordt mijn dossier beoordeeld?

Om de ontvankelijkheid van een dossier te bepalen wordt er rekening gehouden met volgende elementen in onderstaande volgorde:

  1. Is het dossier volledig? Zijn alle verplichte stukken toegevoegd?
  2. Past de aanvraag in de programmatie? (enkel voor omzettingen naar thuiszorgvoorzieningen)
  3. Wordt de 80%-regel gerespecteerd voor alle aanvragen tot wijziging of samenvoeging van een voorafgaande vergunning tussen aangrenzende werkingsgebieden in het kader van een aanvraag erkenningskalender voor het 4e kwartaal 2025?
  4. Wordt de 80%-regel gerespecteerd voor alle aanvragen tot omzetting binnen het werkingsgebied?

Indien de 80% invulling niet wordt behaald, worden alle aanvragen voor de samenvoeging of wijziging van voorafgaande vergunningen tussen aangrenzende werkingsgebieden en voor de omzettingskalender afgewezen in dat werkingsgebied.

Indien de 80% invulling wordt behaald met de ingediende aanvragen voor de samenvoeging of wijziging van voorafgaande vergunningen tussen aangrenzende werkingsgebieden, maar niet meer met de aanvragen voor een omzettingskalender, dan worden enkel de aanvragen voor de omzettingskalender afgewezen.

Na toepassing van de 80%-regel, worden de prioriteringscriteria voor de omzettings- en erkenningskalender toegepast op de ontvankelijke dossiers om te bepalen welk kwartaal toegewezen wordt.

Terug naar boven

Waar vind ik de invullingsgraad van mijn werkingsgebied terug?

Raadpleeg hier het rapport met de invullingsgraad van de programmatie woonzorgcentra en centra voor kortverblijf per werkingsgebied.

In bepaalde werkingsgebieden is de invulling van de programmatie nu al hoger dan 80% door de huidige erkende capaciteit woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf. In deze werkingsgebieden kunnen sowieso omzettingskalenders en verschuivingen naar aangrenzende werkingsgebieden worden aangevraagd.

Voor werkingsgebieden waar dit niet het geval is, is het belangrijk om in overleg te treden met de andere initiatiefnemers die houder zijn van een voorafgaande vergunning om ervoor te zorgen dat de minimale invulling van de programmatie voor woonzorgcentra en centra voor kortverblijf behaald wordt.

Daarnaast zullen er ook werkingsgebieden zijn waar de programmatie met de huidige erkende capaciteit momenteel niet 80% is ingevuld en waar ook met de capaciteit in voorafgaande vergunning deze 80% niet behaald zal worden in 2025. Deze werkingsgebieden zijn per definitie uitgesloten van de omzettingskalender, op voorwaarde dat er geen voorafgaande vergunningen worden overgedragen uit een aangrenzend werkingsgebied waardoor de 80% invulling eventueel wel kan worden behaald.

Terug naar boven

Welke termijnen moeten er gerespecteerd worden?

Het besluit treedt in werking op 1 januari 2019. Het besluit bepaalt volgende termijnen:

  • iedere initiatiefnemer moet uiterlijk op 1 februari 2019 een aanvraag indienen. Voorafgaande vergunningen waarvoor geen aanvraag tot erkennings- of omzettingskalender worden ingediend, vervallen van rechtswege;
  • Zorg en Gezondheid heeft tot 15 dagen na deze uiterste indieningsdatum de tijd om mee te delen of uw dossier volledig is. Ten laatste op 16 februari 2019 wordt een bericht verstuurd of uw dossier volledig is;
  • u heeft vervolgens 15 dagen tijd om, indien nodig, uw dossier te vervolledigen, dus tot uiterlijk 3 maart 2019;
  • u zal uiterlijk 120 dagen na de uiterste indieningsdatum een beslissing ontvangen van de administrateur-generaal van het Agentschap Zorg en Gezondheid over uw dossier, dus uiterlijk op 1 juni 2019.

Als niet alle ontbrekende stukken of inlichtingen aan Zorg en Gezondheid zijn bezorgd op uiterlijk 3 maart 2019, is het ingediende dossier niet ontvankelijk.

Als initiatiefnemer hoeft u niet te wachten tot 1 februari 2019 om uw dossier samen te stellen en in te sturen. Echter, Zorg en Gezondheid mag voor 1 januari 2019 nog geen formele beslissingen meedelen over de volledigheid van uw dossier omdat de wetgeving op dat moment nog niet in werking getreden is.

Terug naar boven

Uitstel, verval en opschorting

Kan ik uitstel vragen voor mijn erkennings- of omzettingskalender?

Net zoals onder het vorige regelgevende kader is het mogelijk om, wegens omstandigheden buiten de wil van de initiatiefnemer om, maximaal twee jaar uitstel aan te vragen voor het kwartaal van de goedgekeurde erkennings- of omzettingskalender. U bezorgt daarover een omstandig gemotiveerd verzoek aan de administrateur-generaal van het Agentschap Zorg en Gezondheid, via een aangetekende brief en uiterlijk in het kwartaal waarin de erkenning moet worden aangevraagd.

Daarnaast wordt er in dit besluit een bijkomende vorm van uitstel toegevoegd voor dossiers die omwille van zeer uitzonderlijke omstandigheden, nog een extra jaar uitstel nodig hebben. Deze bepaling richt zich tot initiatiefnemers die ver gevorderd zijn in de realisatie van hun project maar, vanwege omstandigheden buiten de wil om, alsnog er niet in zullen slagen tijdig de erkenning aan te vragen. Voor deze initiatiefnemers kan de administrateur-generaal, een bijkomend uitstel van maximaal één jaar verlenen bovenop het tweejarig uitstel. U bezorgt daarover een omstandig gemotiveerd verzoek aan de administrateur-generaal via een aangetekende brief en uiterlijk in het kwartaal waarin de erkenning moet worden aangevraagd.

Voorts herneemt het besluit de uitzonderingsmaatregel voor initiatiefnemers aan wie vóór 1 juli 2015 een erkenningskalender is toegewezen en die op 1 januari 2017 beschikken over een voorafgaande vergunning voor woongelegenheden in hetzelfde woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf waarvoor nog geen erkenningskalender werd toegewezen. Voor deze eerste woongelegenheden waaraan een erkenningskalender is toegewezen, kan er maximaal uitstel worden verleend tot en met het kwartaal waarin de erkenning voor de laatste woongelegenheden moet worden aangevraagd.

Tot slot is het tweejarig uitstel niet van toepassing op de erkenningskalender toegewezen aan de pilootprojecten over nieuwe ruimtelijke concepten in de woonzorg. Er kan meer dan twee jaar uitstel worden geven op het kwartaal van de erkenningskalender van deze pilootprojecten. Zo wordt aan de pilootprojecten de kans geboden om het project succesvol af te werken en de vooropgestelde planning uit te voeren.

Terug naar boven

Wat gebeurt er als ik geen aanvraagdossier indien?

De voorafgaande vergunning vervalt geheel of gedeeltelijk van rechtswege als de initiatiefnemer voor het initiatief geen erkennings- of omzettingskalender aan Zorg en Gezondheid heeft bezorgd op uiterlijk 1 februari 2019.

Terug naar boven

Wat gebeurt er als mijn dossier niet ontvankelijk is?

Indien een aanvraagdossier niet ontvankelijk bevonden wordt – omdat de 80% invulling niet wordt behaald of omdat niet alle stukken ingediend werden op uiterlijk 3 maart 2019 – voorziet het besluit evenwel de mogelijkheid voor de minister om op een later tijdstip een nieuwe oproep te lanceren voor de dossiers die werden afgewezen. Het besluit schrijft voor dat deze oproep gebeurt volgens dezelfde voorwaarden als de eerste oproep.

Terug naar boven

Kan ik nog een nieuwe voorafgaande vergunning aanvragen?

Het is niet mogelijk om een nieuwe voorafgaande vergunning aan te vragen die een verdere invulling van de programmatie impliceren. De opschorting van de voorafgaande vergunningen wordt verlengd tot en met 31 december 2025. Tot en met die datum zullen er geen nieuwe voorafgaande vergunningen voor uitbreidingscapaciteit worden verleend. Het is wel mogelijk om een voorafgaande vergunning aan te vragen voor de vervanging of tijdelijke afbouw van bestaande capaciteit. Hierover vindt u hier meer informatie.

Terug naar boven