Gespreide uitrol van het digitaal opname en facturatieproces

Na overleg met de koepelorganisaties, zorgkassen en softwareleveranciers hebben we beslist om het digitaal opname- en facturatieproces gespreid uit te rollen. 

Vier instapmomenten

We voorzien vier instapmomenten w,aardoor de ouderenvoorzieningen worden ingedeeld in vier golven:

  • Golf 1: 1 april 2019 – pilootvoorzieningen
  • Golf 2: 1 mei 2019
  • Golf 3: 1 juni 2019
  • Golf 4: 1 juli 2019

De eerste golf bestaat uit een beperkt aantal pilootvoorzieningen. Zij zullen als eersten opnameberichten, indicatiestellingen en facturen verzenden naar de zorgkassen via het digitale platform Vlaamse sociale bescherming.

Op die manier:

  • kan er gegarandeerd worden dat de verschillende IT-toepassingen technisch op punt staan wanneer de meerderheid van de ouderenvoorzieningen het digitale platform Vlaamse sociale bescherming begint te gebruiken;
  • zal het de betrokken partijen ook toelaten om aan de ouderenvoorzieningen een betere ondersteuning te bieden. De voorziene helpdesks en contactpersonen kunnen de vragen van de ouderenvoorzieningen immers gespreid beantwoorden. Het merendeel van de vragen zullen al zijn opgelost en beantwoord wanneer de meerderheid van de ouderenvoorzieningen instapt.

Indeling van de ouderenvoorzieningen in golven

De ouderenvoorzieningen werden na overleg met de softwareleveranciers en de koepelorganisaties ingedeeld in vier golven:

xlsx bestandLijst met indeling van de ouderenvoorzieningen in de 4 golven (188 kB)

Voorschotregeling 

Tijdens de gespreide uitrol hebben ouderenvoorzieningen geen mogelijkheid hun tegemoetkomingen digitaal aan de zorgkas te factureren. Daarom voorzien we een voorschotregeling.  

Fase 1: 1 januari 2019 – 31 maart 2019 

Deze fase is van toepassing op alle woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met een bijkomende erkenning.  

De voorschotregeling voor de eerste fase bestaat erin dat alle ouderenvoorzieningen die op 31 december 2018 erkend zijn 3 voorschotten ontvangen van de zorgkassen. De voorschotten worden op 15 februari, 15 maart en 15 april door de zorgkassen aan de ouderenvoorzieningen betaald. De ouderenvoorzieningen beschikken zo over voldoende cashflow.  

Nieuw te erkennen ouderenvoorzieningen kunnen een voorschot ontvangen voor de respectievelijke maanden dat ze erkend zijn, voor zover ze uiterlijk op 31 december 2018 een ontvankelijke erkenningsaanvraag hebben ingediend bij Zorg en Gezondheid.  

Fase 2: 1 april 2019 – 30 juni 2019  

In fase 2 zijn er dus vier instapmomenten: 1 april 2019, 1 mei 2019, 1 juni 2019 en 1 juli 2019. 

Ouderenvoorzieningen ontvangen voorschotten voor de periode tot en met de tweede maand volgend op de maand van het instapmoment. Het laatste voorschot wordt dus uitbetaald in de derde maand volgend op de maand van het instapmoment. Hiermee garanderen we dat ouderenvoorzieningen zonder financiële druk kunnen starten met het digitaal opname -en facturatieproces en de daarbij horende software.

Hoeveel voorschot? 

Zorg en Gezondheid zal voor iedere ouderenvoorziening in fase 1 en fase 2 een maandelijks voorschot berekenen.  

Het voorschot bepalen we op basis van het erkende aantal woongelegenheden x het bedrag van de basistegemoetkoming (instellingsforfait) x 30. Het resultaat van deze berekening beperken we telkens tot 95%. Dit percentage stemt overeen met de gemiddelde bezettingsgraad in de sector.

De zorgkassen betalen de voorschotten

Dit maandelijkse voorschot verdelen we over de zorgkassen. Die zullen elk hun aandeel van het totaalbedrag aan de ouderenvoorziening storten. Een ouderenvoorziening mag dus meerdere (maximaal 5) stortingen per maand verwachten die samen het totaalbedrag voor die maand vertegenwoordigen. 

Digitale opname- en facturatieberichten 

De ouderenvoorzieningen die instappen, moeten op het moment dat ze instappen de digitale opnameberichten en facturen voor de afgelopen periode retroactief en chronologisch doorsturen naar de zorgkassen via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming.  

Van zodra een ouderenvoorziening digitale facturen aan de zorgkassen bezorgt via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming, zullen de zorgkassen de aanvaarde bedragen in mindering brengen op de reeds betaalde voorschotten.  

Verlenging van de termijn om retroactief opnameberichten en indicatiestellingen te versturen

De ouderenvoorzieningen krijgen na het instapmoment 60 dagen, in plaats van 30 dagen, de tijd om de opnamegegevens en indicatiestellingen digitaal te bezorgen aan de zorgkassen via het digitale platform Vlaamse sociale bescherming. Na afloop van de 60 dagen gaat de algemene 5-werkdagenregel van kracht.

Kennisgevingen opname/wijziging opname  

De verzekeringsinstellingen moeten voor het uitvoeren van hun federale opdrachten beschikken over de verblijfsgegevens van de gebruikers in ouderenvoorzieningen. Het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming  voorziet om die gegevens digitaal over te maken aan de verzekeringsinstellingen. Maar tijdens de gespreide uitrol zal deze informatie echter niet (fase 1) of niet voor alle voorzieningen (fase 2) doorstromen naar de verzekeringsinstellingen.  

Daarom zullen de ouderenvoorzieningen tot het moment dat zij instappen in het digitaal opname- en facturatieproces nog steeds de papieren formulieren voor de aanvraag van de tegemoetkoming aan de verzekeringsinstellingen moeten overmaken. Deze gelden louter als een kennisgeving, zodat de verzekeringsinstellingen hun federale taken kunnen uitvoeren. De ouderenvoorzieningen zullen van de verzekeringsinstellingen geen betalingsverbintenissen ontvangen. 

Controle VSB-verzekeringsstatus 

De gespreide uitrol heeft geen impact op de juridische voorwaarden waar de personen die verblijven in de ouderenvoorzieningen aan moeten voldoen. Vanaf 1 januari 2019 zal niet langer de federale verzekeringsstatus, maar de verzekeringsstatus Vlaamse sociale bescherming van toepassing zijn. Dit wil zeggen dat vanaf 1 januari 2019 alle personen die in een woonzorgcentrum, centrum voor kortverblijf of dagverzorgingscentrum verblijven, moeten aangesloten zijn bij de Vlaamse sociale bescherming opdat de zorgkas een tegemoetkoming voor zorg aan de ouderenvoorziening zal kunnen betalen. 

Zorg en Gezondheid is nagegaan hoeveel personen die verblijven in een woonzorgcentrum, centrum voor kortverblijf of dagverzorgingscentrum aangesloten zijn bij de Vlaamse sociale bescherming. Deze analyse toont aan dat meer dan 99% van de personen die verblijven in een ouderenvoorziening vandaag aangesloten zijn bij een zorgkas voor de Vlaamse sociale bescherming.

De personen die niet aangesloten zijn kunnen vrijwillig of administratief worden aangesloten. De verzekeringsinstellingen zullen van Zorg en Gezondheid een lijst ontvangen van hun leden die niet in orde zijn me thun aansluiting bij de Vlaamse sociale bescherming. De verzekeringsinstellingen zullen vervolgens vanaf eind november 2018 contact opnemen met deze personen om hun lidmaatschap bij een zorgkas in orde te brengen. 

Tijdens de informatiesessies in november werden de verschillende procedures om aan te sluiten bij een zorgkas uitgebreid toegelicht. 

Een belangrijke en ingrijpende wijziging vanaf 1 januari 2019 is dat het opname- en facturatieproces tussen ouderenvoorzieningen en zorgkassen digitaal zal verlopen. Samen met de zorgkassen werkt de Vlaamse overheid aan de uitbouw van het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming.

Mijn gegevens in het e-loket

Alle administratieve gegevensuitwisseling zal op termijn via het e-loket verlopen.

Met de module "mijn gegevens" binnen het e-loket kunnen woonzorgcentra, centra voor kortverblijf, dagverzorgingscentra, hun gegevens raadplegen. U kan er ook aanduiden dat de richtsnoeren informatieveiligheid en gegevensbescherming worden nageleefd in de voorziening.

Handleiding e-loket mijn gegevens