Gespreide uitrol van het digitaal opname en facturatieproces

Na overleg met de koepelorganisaties, zorgkassen en softwareleveranciers hebben we beslist om het digitaal opname- en facturatieproces gespreid uit te rollen. 

  1. Op 1 april 2019 (in plaats van 1 januari 2019) zal het digitaal opname- en facturatieproces starten met de ouderenvoorzieningen waarvan de softwareleveranciers volledig klaar zijn met de nodige software voor de digitale maandelijkse facturatie.
  2. De ouderenvoorzieningen waarvan de software eventueel niet klaar is tegen 1 april 2019, krijgen een tweede en laatste uitstel tot 1 juli 2019.

Daarna zullen we geen verder uitstel geven. Op 1/7/2019 moeten alle ouderenvoorzieningen zijn overgeschakeld.

Voorschotregeling 

Tijdens de gespreide uitrol hebben ouderenvoorzieningen geen mogelijkheid hun tegemoetkomingen digitaal aan de zorgkas te factureren. daarom voorzien we een voorschotregeling.  

Fase 1: 1 januari 2019 – 31 maart 2019 

Deze fase is van toepassing op alle woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met een bijkomende erkenning.  

De voorschotregeling voor de eerste fase bestaat erin dat alle ouderenvoorzieningen die op 31 december 2018 erkend zijn 3 voorschotten ontvangen van de zorgkassen. De voorschotten worden op 15 februari, 15 maart en 15 april door de zorgkassen aan de ouderenvoorzieningen betaald. De ouderenvoorzieningen beschikken zo over voldoende cashflow.  

Nieuw te erkennen ouderenvoorzieningen kunnen een voorschot ontvangen voor de respectievelijke maanden dat ze erkend zijn, voor zover ze uiterlijk op 31 december 2018 een ontvankelijke erkenningsaanvraag hebben ingediend bij Zorg en Gezondheid.  

Fase 2: 1 april 2019 – 30 juni 2019  

Fase 2 van 1 april 2019 tot en met 30 juni 2019 is van toepassing op alle woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra met een bijkomende erkenning die op 1 april nog niet over operationele software beschikken. 

In de tweede fase geldt geen algemeen geldende regeling, maar een afwijkingsregeling. De voorzieningen die niet over operationele software beschikken kunnen individueel instappen in de tweede fase. Hiervoor dienen ze een afwijkingsaanvraag in vóór 20 februari 2019. Meer info over hoe u een afwijkingsaanvraag indient, volgt in aanloop naar 20 februari 2019.  

Ook voor deze tweede fase bestaat de overgangsmaatregel erin dat de ouderenvoorzieningen die een aanvraag hebben ingediend 3 voorschotten ontvangen van de zorgkassen. De voorschotten worden op 15 mei, 17 juni en 15 juli door de zorgkassen betaald. 

Nieuw te erkennen voorzieningen in deze fase kunnen een voorschot ontvangen voor de respectievelijke maanden dat ze erkend zijn voor zover ze uiterlijk 28 februari 2019 een ontvankelijke erkenningsaanvraag hebben ingediend bij  Zorg en Gezondheid.  

De voorzieningen die in de tweede fase instappen kunnen pas digitaal beginnen communiceren met het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming na afloop van de tweede fase, nl. vanaf 1 juli 2019. 

Hoeveel voorschot? 

Zorg en Gezondheid zal voor iedere ouderenvoorziening in fase 1 en fase 2 een maandelijks voorschot berekenen.  

Het voorschot bepalen we op basis van het erkende aantal woongelegenheden x het bedrag van de basistegemoetkoming (instellingsforfait) x 30. Het resultaat van deze berekening beperken we in fase 1 beperkt tot 95% en in fase 2 tot 80%.  

Dit maandelijkse voorschot verdelen we over de zorgkassen. Die zullen elk hun aandeel van het totaalbedrag aan de ouderenvoorziening storten. Een ouderenvoorziening mag dus meerdere (maximaal 5) stortingen per maand verwachten die samen het totaalbedrag voor die maand vertegenwoordigen. 

Digitale opname- en facturatieberichten vanaf 1 april of 1 juli 2019 

Er zijn dus twee instapmomenten (een eerste na afloop van fase 1 op 1 april 2019 en een tweede na afloop van fase 2 op 1 juli 2019).  

De ouderenvoorzieningen die instappen, moeten op het moment dat ze instappen de digitale opnameberichten en facturen voor de afgelopen periode retroactief en chronologisch doorsturen naar de zorgkassen via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming.  

Van zodra een ouderenvoorziening digitale facturen aan de zorgkassen bezorgt via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming, zullen de zorgkassen de aanvaarde bedragen in mindering brengen op de reeds betaalde voorschotten.  

Kennisgevingen opname/wijziging opname  

De verzekeringsinstellingen moeten voor het uitvoeren van hun federale opdrachten beschikken over de verblijfsgegevens van de gebruikers in ouderenvoorzieningen. Het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming  voorziet om die gegevens digitaal over te maken aan de verzekeringsinstellingen. Maar tijdens de gespreide uitrol zal deze informatie echter niet (fase 1) of niet voor alle voorzieningen (fase 2) doorstromen naar de verzekeringsinstellingen.  

Daarom zullen de ouderenvoorzieningen tot het moment dat zij instappen in het digitaal opname- en facturatieproces nog steeds de papieren formulieren voor de aanvraag van de tegemoetkoming aan de verzekeringsinstellingen moeten overmaken. Deze gelden louter als een kennisgeving, zodat de verzekeringsinstellingen hun federale taken kunnen uitvoeren. De ouderenvoorzieningen zullen van de verzekeringsinstellingen geen betalingsverbintenissen ontvangen. 

Controle VSB-verzekeringsstatus 

De gespreide uitrol heeft geen impact op de juridische voorwaarden waar de personen die verblijven in de ouderenvoorzieningen aan moeten voldoen. Vanaf 1 januari 2019 zal niet langer de federale verzekeringsstatus, maar de verzekeringsstatus Vlaamse sociale bescherming van toepassing zijn. Dit wil zeggen dat vanaf 1 januari 2019 alle personen die in een woonzorgcentrum, centrum voor kortverblijf of dagverzorgingscentrum verblijven, moeten aangesloten zijn bij de Vlaamse sociale bescherming opdat de zorgkas een tegemoetkoming voor zorg aan de ouderenvoorziening zal kunnen betalen. 

Zorg en Gezondheid is nagegaan hoeveel personen die verblijven in een woonzorgcentrum, centrum voor kortverblijf of dagverzorgingscentrum aangesloten zijn bij de Vlaamse sociale bescherming. Deze analyse toont aan dat meer dan 99% van de personen die verblijven in een ouderenvoorziening vandaag aangesloten zijn bij een zorgkas voor de Vlaamse sociale bescherming.

De personen die niet aangesloten zijn kunnen vrijwillig of administratief worden aangesloten. De verzekeringsinstellingen zullen van Zorg en Gezondheid een lijst ontvangen van hun leden die niet in orde zijn me thun aansluiting bij de Vlaamse sociale bescherming. De verzekeringsinstellingen zullen vervolgens vanaf eind november 2018 contact opnemen met deze personen om hun lidmaatschap bij een zorgkas in orde te brengen. 

Tijdens de informatiesessies in november zullen de verschillende procedures om aan te sluiten bij een zorgkas uitgebreid worden toegelicht. 

Een belangrijke en ingrijpende wijziging vanaf 1 januari 2019 is dat het opname- en facturatieproces tussen ouderenvoorzieningen en zorgkassen digitaal zal verlopen. Samen met de zorgkassen werkt de Vlaamse overheid aan de uitbouw van het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming.

Bankrekeningnummer gespreide uitrol

De voorschotten die u van de zorgkassen zal ontvangen tijdens de gespreide uitrol zullen gestort worden op het bankrekeningnummer dat in het e-loket vermeld staat. Om zeker te zijn dat het door ons gekende bankrekeningnummer correct is vragen we u om via het e-loket dit nummer te verifiëren en te corrigeren indien nodig.

Raadpleeg in deze handleiding hoe u dit bankrekeningnummer in het e-loket kan consulteren en wijzigen.