Diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds: wijzigingen door nieuw Woonzorgdecreet van 15 februari 2019

Stand van zaken nieuwe regelgeving

Sinds 1 januari 2020 zijn een nieuw Woonzorgdecreet en bijhorend stambesluit in werking getreden:

De andere uitvoeringsbesluiten van het vorige Woonzorgdecreet werden echter nog niet vervangen door nieuwe besluiten. Het gaat om de volgende besluiten:

Aangezien er dus nog geen nieuwe procedurebesluiten (met de regels voor het aanvragen, wijzigen of overdragen van een voorafgaande vergunning of een erkenning) zijn, blijven de hierboven vermelde 3 besluiten voorlopig verder van toepassing, voor zo ver die niet in strijd zijn met het nieuwe Woonzorgdecreet en stambesluit. Waarschijnlijk zullen er op 1 juli 2020 nieuwe procedurebesluiten in werking treden, ter uitvoering van het nieuwe Woonzorgdecreet. Zodra er meer duidelijkheid is over die nieuwe procedures, wordt die informatie hier gepubliceerd.

We zijn nu volop bezig om alle formulieren aan te passen aan de nieuwe regelgeving. Zodra een formulier aangepast is, wordt dat gepubliceerd op de website, en vindt u onderaan deze pagina (in de rubriek 'Formulieren') de link naar dat nieuwe formulier. Gelieve te wachten met een aanvraag tot het nieuwe formulier voor die aanvraag beschikbaar is. De oude formulieren mogen niet meer gebruikt worden.

Nieuwe bepalingen die van toepassing zijn op alle voorzieningen

Erkenning

Het besluit met de regels voor het verlenen, wijzigen en overdragen van een erkenning werd nog niet geactualiseerd. Dat betekent dat het ‘oude’ besluit nog verder van kracht blijft, voor zo ver het niet in strijd is met het nieuwe Woonzorgdecreet en stambesluit.

Alle formulieren voor het aanvragen van een erkenning worden geactualiseerd. Zodra een formulier beschikbaar is, wordt dat gepubliceerd op de website, en vindt u onderaan deze pagina (in de rubriek 'Formulieren') de link naar dat nieuwe formulier.

Een erkenning overdragen naar een andere initiatiefnemer kan op dit ogenblik ten vroegste met ingang van 1 januari 2021. Een aanvraag tot overdracht moet daartoe voor 1 september 2020 ingediend zijn bij Zorg en Gezondheid. Voor een vlotte behandeling van een aanvraag tot overdracht is het aangewezen dat u wacht om die in te dienen tot het nieuwe procedurebesluit in werking getreden is (vermoedelijk 1 juli 2020).

Voorzieningen die erkend waren op 31 december 2019, blijven erkend en hebben 3 jaar de tijd om aan de nieuwe erkenningsvoorwaarden te voldoen (dus tot 31 december 2022). Zolang zij niet voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen, moeten zij blijven voldoen aan de oude erkenningsnormen.

Initiatiefnemers die in 2019 een ontvankelijke erkenningsaanvraag ingediend hebben waarover nog geen beslissing genomen werd in 2019, en die erkend worden in 2020, moeten uiterlijk drie jaar na de datum van die erkenningsbeslissing voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen. Zolang zij niet voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen, moeten zij blijven voldoen aan de oude erkenningsnormen.

Voor voorzieningen die na 1 januari 2020 een erkenningsaanvraag indienen, gelden onmiddellijk de nieuwe erkenningsvoorwaarden.

Financiële en bestuurlijke weerbaarheid en transparantie

Elke initiatiefnemer moet bij een aanvraag voor een voorafgaande vergunning (als die aanvraag betrekking heeft op het bekomen van een eerste erkenning na realisatie van de woonzorgvoorziening), of - als er geen voorafgaande vergunning aangevraagd moet worden - bij een aanvraag voor een eerste erkenning een administratief basisdossier indienen. Ook alle reeds erkende woonzorgvoorzieningen moeten binnen de 18 maanden na de inwerkingtreding van het Woonzorgdecreet een administratief basisdossier indienen (dus voor 1 juli 2021).

De regelgeving bepaalt dat het administratief basisdossier moet bestaan uit:

  • de voorgenomen activiteiten;
  • de organisatiestructuur;
  • de feitelijke leiding;
  • de verwantschappen en nauwe banden met andere personen;
  • een code voor goed bestuur voor de initiatiefnemer, die afgestemd is op de aard, grootte en eigenheid van de initiatiefnemer en de woonzorgvoorziening, en minstens de volgende elementen bevat:
    • missie en visie;
    • duidelijke bepalingen rond bevoegdheden, taakafbakening, rechten en plichten, voorwaarden, samenstelling van de algemene vergadering, raad van bestuur, adviserende comités, directie en andere organen;
    • maatregelen rond transparantie van de structuur, de kwaliteit en het prijsbeleid;
    • het betrekken van stakeholders.

Het is noodzakelijk om die bepalingen over het administratief basisdossier verder uit te klaren en te verduidelijken. Het is ook de bedoeling om een uniforme procedure uit te werken voor het indienen van dat basisdossier via het e-loket van Zorg en Gezondheid. Daarom wordt aan de reeds erkende voorzieningen gevraagd om voorlopig nog geen administratief basisdossier in te dienen.

Voorzieningen die een voorafgaande vergunning met het oog op eerste erkenning (of als dat niet van toepassing is: een eerste erkenning) aanvragen, moeten de hierboven vermelde elementen van een administratief basisdossier bundelen en toevoegen aan het dossier waarmee ze hun voorafgaande vergunning of hun eerste erkenning aanvragen. Dat wordt ook op die manier verduidelijkt in het formulier dat gebruikt moet worden om een voorafgaande vergunning of een erkenning aan te vragen.

Zodra het administratief basisdossier beschikbaar is, moet het ook actueel gehouden worden en raadpleegbaar zijn op de website van de voorziening.

Elke initiatiefnemer moet belangrijke strategische beslissingen binnen een maand na de dag van de goedkeuring door het bevoegde orgaan melden aan Zorg en Gezondheid. Het gaat om beslissingen die een impact hebben op de structuur, werking en bestuur van de woonzorgvoorziening. Ook hiervoor is het de bedoeling om een uniforme procedure uit te werken via het e-loket van Zorg en Gezondheid. In afwachting daarvan moeten strategische beslissingen gemeld worden op thuiszorg@vlaanderen.be.

Elke initiatiefnemer moet voortaan bij de aanvraag van een eerste erkenning een financieel plan voor minstens 3 jaar indienen. Dat wordt ook op die manier verduidelijkt in het formulier dat gebruikt moet worden om een erkenning aan te vragen.

Subsidiëring

Alle voorzieningen die een subsidie ontvangen in het kader van het Woonzorgdecreet, moeten een voor de aard en de omvang van hun activiteiten passende algemene en analytische boekhouding voeren, gebaseerd op de techniek van het dubbel boekhouden.

Een voorziening waarvan de initiatiefnemer voldoet aan een van de volgende criteria, moet een of meer commissarissen belasten met de controle van de financiële toestand, de audit van de analytische boekhouding, de controle van de jaarrekening en de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten en de controle van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld:

  • vennootschappen naar Belgisch of buitenlands recht, vzw's, stichtingen of verenigingen naar buitenlands recht met rechtspersoonlijkheid die rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel mogen uitkeren of bezorgen behalve voor het in de statuten bepaalde belangeloze doel, met een jaargemiddelde van minstens 100 werknemers, bepaald overeenkomstig artikel 15, §5, eerste en tweede lid, van het Wetboek van Vennootschappen;
  • vennootschappen die behoren tot een consortium of een met andere rechtspersonen gemengd consortium;
  • vennootschappen die een verbonden of een geassocieerde vennootschap zijn als vermeld in artikel 11 en 12 van het Wetboek van Vennootschappen;
  • vzw's, stichtingen of verenigingen naar buitenlands recht met rechtspersoonlijkheid die rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel mogen uitkeren of bezorgen behalve voor het in de statuten bepaalde belangeloze doel, die tot een consortium behoren;
  • vzw's of stichtingen of verenigingen naar buitenlands recht met rechtspersoonlijkheid die rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel mogen uitkeren of bezorgen behalve voor het in de statuten bepaalde belangeloze doel, waarover een controlebevoegdheid wordt uitgeoefend of die zelf een controlebevoegdheid uitoefenen.

Een nieuwe voorziening moet samen met een erkenningsaanvraag ook een aanvraag voor subsidiëring indienen. Zodra het nieuwe formulier daarvoor beschikbaar is, wordt dat gepubliceerd op de website, en vindt u onderaan deze pagina (in de rubriek 'Formulieren') de link naar dat nieuwe formulier.

Wijzigingen voor diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds

Erkenning

De diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds kunnen met regionale dienstencentra afspreken om de taken op het vlak van woonondersteuning over te dragen van het regionaal dienstencentrum naar de dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds. Een dienst die voor het jaar 2020 van die mogelijkheid gebruik wil maken, moet voor 1 februari 2020 een officiële verklaring bezorgen aan het Agentschap Zorg en Gezondheid, waarin hij aangeeft dat hij al vanaf 1 januari 2020 zal voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen, en dat hij de taken op het vlak van woonondersteuning zal overnemen van een regionaal dienstencentrum. Het betreft de volgende taken:

  • uitlenen van hulpmiddelen;
  • uitlenen en onderhouden van personenalarmtoestellen;
  • advies verstrekken over aanpassingen aan de woning en over technologische aanpassingen;
  • ergotherapeutische begeleiding verstrekken;
  • begeleiding bieden bij de aanpassing van de woning en bij het gebruik van zorgtechnologie.

Die officiële verklaring houdt ook in dat het regionaal dienstencentrum vanaf die datum afstand doet van zijn erkenning. De officiële verklaring moet het akkoord bevatten van de initiatiefnemers van het regionaal dienstencentrum en van de dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds. 

De diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds die geen officiële verklaring bezorgen aan Zorg en Gezondheid, moeten uiterlijk op 31 december 2022 voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen. Zolang zij niet voldoen aan de nieuwe erkenningsnormen, moeten zij blijven voldoen aan de oude erkenningsnormen. 

De diensten hebben ook de kans om voor 1 december 2020 of voor 1 december 2021 een officiële verklaring in te dienen, waarin dan aangegeven wordt dat ze respectievelijk vanaf 1 januari 2021 of 1 januari 2022 aan de nieuwe erkenningsnormen zullen voldoen en vanaf die datum de taken op het vlak van woonondersteuning overnemen van een regionaal dienstencentrum. 

Het blijft ook mogelijk om een aanvraag in te dienen om een bestaande erkenning als dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds te wijzigen, of om een erkenning over te dragen. Een aanvraag tot overdracht moet ingediend worden voor 1 september, de erkenning wordt dan overgedragen op 1 januari van het volgende jaar.

Er kunnen zoals voorheen geen nieuwe aanvragen voor een erkenning als dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds ingediend worden.

Programmatie

Het programma voor de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds bestaat uit nieuwe programmacijfers voor het aantal personeelsleden per landsbond van de ziekenfondsen. De programmacijfers worden op basis van objectieve parameters per landsbond vastgelegd. Om de programmacijfers van een bepaald jaar te berekenen, wordt uitgegaan van de beschikbare gegevens van het derde jaar dat aan dat jaar voorafgaat.

Tot en met het werkjaar 2022 worden de programmacijfers vastgelegd op basis van de oude objectieve parameters, vermeld in artikel 2 van bijlage V bij het besluit van de Vlaamse Regering van 27 juli 2009 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzorger zoals van toepassing op 31 december 2019.

Subsidiëring

Indien een dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds gebruik maakt van de officiële verklaring om de taken op het vlak van woonondersteuning van het regionaal dienstencentrum over te dragen, wordt het aantal VTE waarop de dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds recht heeft, verhoogd met 0,81 VTE per erkenning van een regionaal dienstencentrum waarvan afstand wordt gedaan.

Formulieren

Er zijn nog geen nieuwe formulieren beschikbaar voor diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds.