Aanwezigheidsdagen COVID-19 centra voor dagverzorging oktober en november 2020

Om de financiële compensatie voor verminderde bezetting ten gevolge van COVID-19 in de centra voor dagverzorging te kunnen bepalen vragen we u tegen ten laatste 15 januari 2021 via het e-loket de aanwezigheidsdagen mee te delen voor de periode van 1 november tot en met 30 november 2020.

Voor de maand oktober 2020 bezorgde u ons eerder al de aanwezigheidsdagen. Naar aanleiding van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 december 2020 wordt er evenwel vanaf oktober 2020 ook een tussenkomst voorzien voor de dagen dat uw centrum voor dagverzorging genoodzaakt was volledig te sluiten vanwege een gebrek aan personeel omdat alle personeel hetzij tewerkgesteld was in een in alternatieve arbeid die hun werkgever bepaalt in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd is in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid, hetzij ziek was. Om deze bijkomende tussenkomst voor de maand oktober te kunnen bepalen vragen we u aan de hand van het addendum voor de maand oktober 2020 in het formulier” Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 01/11/2020 – 30/11/2020”, alsnog het aantal dagen door te geven dat het centrum voor dagverzorging om bovenvermelde reden gesloten was in oktober 2020.

U vindt het formulier 'Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 01/11/2020 – 30/11/2020' onder de titel 'Nieuw dossier' binnen het thema Subsidies in het e-loket:

Afbeelding aanmaken afwezigheidsdagen Covid-19 - oktober-november 2020

Welke gegevens?

Aanwezigheidsdagen

U geeft in het formulier het totaal aantal aanwezigheidsdagen voor uw centrum voor dagverzorging voor de periode van 1 november tot en met 30 november 2020, opgesplitst per afhankelijkheidscategorie O, A, F, Fd, D en/of Fp. De categorie Fp geldt enkel voor de centra voor dagverzorging met een bijkomende erkenning voor de opvang van personen die lijden aan een ernstige ziekte.

U telt dus voor elke dag van opening het aantal aanwezige gebruikers per afhankelijkheidscategorie O, A, F, Fd, D of Fp. U sommeert vervolgens per afhankelijkheidscategorie de gegevens van alle dagen in de betreffende periode en geeft dit cijfer per afhankelijkheidscategorie door in het eLoket. Indien u tijdens deze periode bijvoorbeeld elke dag 4 personen met een afhankelijkheidsscore F ontving en 3 personen met een afhankelijkheidsscore Fd, en u was van maandag tot en met vrijdag geopend, vult u in het vak “Som aantal aanwezigheidsdagen afhankelijkheidscategorie F” “88” (4 personen x 22 openingsdagen van 1/10 tot en met 31/10) in. In het vak “Som aantal aanwezigheidsdagen afhankelijkheidscategorie Fd” vult u dan “66” in (3 personen x 22 dagen).

Openingsdagen

U moet bijkomend ook het aantal dagen dat het centrum voor dagverzorging effectief geopend was in de betreffende periode, door te geven. Indien u bijvoorbeeld elke dag van maandag tot en met vrijdag geopend was, vult u hier, rekening houdend met de officiële feestdagen, 20 in. Indien u elke dag van maandag tot en met zaterdag geopend was, vult u hier 24 in. Indien u van maandag tot en met vrijdag geopend was, maar bijvoorbeeld de eerste week van november gesloten was, vult u hier 15 in.

In geval van sluiting om dienst te doen als cohortafdeling

Als uw centrum voor dagverzorging tijdens de periode van 1 november 2020 tot en met 30 november 2020 gesloten was om dienst te doen als cohortafdeling, geeft u door hoeveel dagen uw centrum voor dagverzorging in deze periode om die reden gesloten was.

Let wel, enkel de sluitingsdagen om dienst te doen als cohortafdeling kunnen hier worden doorgegeven, niet de dagen dat het centrum voor dagverzorging zonder meer gesloten was.

Bij het bepalen van het aantal sluitingsdagen omwille van cohortzorg houdt u rekening met het normale openingsregime van uw centrum voor dagverzorging. Indien uw centrum voor dagverzorging normaal 5 dagen per week geopend is, en uw voorziening was bijvoorbeeld gans november gesloten om dienst te doen als cohortafdeling, houdt u rekening met 20 sluitingsdagen.

Van zodra u een aantal dagen invult dat uw centrum voor dagverzorging gesloten was om dienst te doen als cohortafdeling, verschijnt de vraag om al dan niet te bevestigen dat de medewerkers werkzaam in het centrum voor dagverzorging, gedurende de periode van sluiting tussen 01/11/2020 en 30/11/2020, hun vastgestelde arbeidstijd verder ingezet hebben in de cohortafdeling of in een door hun werkgever bepaalde alternatieve arbeid in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd wordt in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid. Dit is immers een voorwaarde om in aanmerking te komen voor de compensatie omwille van het niet kunnen factureren van de basistegemoetkoming voor zorg tijdens de sluitingsperiode.

Verder moet u in dit geval ook aan te geven waar dit personeel werd tewerkgesteld. U hebt hierbij 3 opties: ofwel binnen een woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf, ofwel binnen de cohortafdeling, ofwel een andere zorgvorm. Mogelijks was het personeel binnen meerdere woonzorgcentra, centra voor kortverblijf, de cohortafdeling of andere zorgvormen tewerkgesteld en duidt u dit ook zo aan. Naast het soort zorgvorm vult u ook telkens de naam van de voorziening in.

In geval van sluiting omdat het personeel elders tewerkgesteld of ziek was

Als uw centrum voor dagverzorging tijdens de periode van 1 november 2020 tot en met 30 november 2020 genoodzaakt was volledig te sluiten vanwege een gebrek aan personeel omdat alle personeel:

  • hetzij tewerkgesteld was in een in alternatieve arbeid die hun werkgever bepaalt in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd is in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid;
  • hetzij ziek was

geeft u door hoeveel dagen uw centrum voor dagverzorging in deze periode om die reden gesloten was.

Let wel, enkel de sluitingsdagen bovenvermelde reden kunnen hier worden doorgegeven, niet de dagen dat het centrum voor dagverzorging zonder meer gesloten was.

Bij het bepalen van dit aantal sluitingsdagen houdt u rekening met het normale openingsregime van uw centrum voor dagverzorging. Indien uw centrum voor dagverzorging normaal 5 dagen per week geopend is, en uw voorziening was bijvoorbeeld gans november gesloten om dienst te doen als cohortafdeling, houdt u rekening met 20 sluitingsdagen.

Van zodra u een aantal dagen invult dat uw centrum voor dagverzorging gesloten was om deze reden, verschijnt de vraag om al dan niet te verklaren dat het centrum voor dagverzorging tijdens het vermeld aantal dagen in de periode van 01/11/2020 tot en met 30/11/2020 genoodzaakt was te sluiten vanwege een gebrek aan personeel omdat alle personeel hetzij tewerkgesteld is in een in een alternatieve arbeid die hun werkgever bepaalt in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd is in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid, hetzij ziek was.

Dit is immers de absolute voorwaarde om in aanmerking te komen voor de compensatie omwille van het niet kunnen factureren van de basistegemoetkoming voor zorg en de gederfde dagprijsinkomsten tijdens de sluitingsperiode.

Addendum oktober 2020 - In geval van sluiting omdat het personeel elders tewerkgesteld of ziek was

Voor de maand oktober 2020 bezorgde u ons eerder al de aanwezigheidsdagen. Naar aanleiding van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 december 2020 wordt er evenwel vanaf oktober 2020 ook een tussenkomst voorzien voor de dagen dat uw centrum voor dagverzorging genoodzaakt was volledig te sluiten vanwege een gebrek aan personeel omdat alle personeel hetzij tewerkgesteld was in een in alternatieve arbeid die hun werkgever bepaalt in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd is in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid, hetzij ziek was.

Om deze bijkomende tussenkomst voor de maand oktober te kunnen bepalen vragen we u onder de titel “Addendum oktober 2020 - Ingeval van sluiting omdat het personeel elders tewerkgesteld was of ziek was” alsnog het aantal dagen door te geven dat het centrum voor dagverzorging om bovenvermelde reden gesloten was in oktober 2020.

Voor oktober gelden hieromtrent dezelfde principes zoals hierboven beschreven voor het doorgeven dit aantal sluitingsdagen voor de maand november 2020.

Aandachtspunten

  • Alle centra voor dagverzorging moeten dit formulier invullen, ook indien er geen verminderde bezetting was in de betreffende voorziening. Enkel nadat elk centrum voor dagverzorging de gevraagde gegevens heeft doorgegeven, kan Zorg en Gezondheid overgaan tot berekening en vervolgens betaling van de compensaties.
  • Ook opnames van minder dan 6 uur telt u mee als aanwezigheidsdag.

Hoe de gegevens opsturen (e-loket)?

  • U bezorgt ons de gevraagde gegevens voor de periode 01/11/2020 – 30/11/2020 en de aanvullende gegevens voor oktober 2020 ten laatste op 15 januari 2021.
  • Dien de gegevens in via het e-loket voor zorgvoorzieningen.
  • Open het e-loket en:
    • klik op het thema 'Subsidies';
    • klik op de link “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 01/11/2020 – 30/11/2020”
  • Vul de gevraagde gegevens in, kijk ze grondig na en klik op indienen. Als de gegevens succesvol zijn ingediend, krijgt u een bevestigingspagina te zien.
  • Elk personeelslid met toegang tot het e-loket kan de gegevens er invullen.

Toegang krijgen tot het e-loket stelt u in via het toegangsbeheer in e-health.

Wat doen we met deze gegevens?

Vanaf 16 januari 2021 wordt het formulier afgesloten en worden de meegedeelde gegevens verwerkt voor betaling.

Voor de compensatie van de basistegemoetkoming voor zorg omwille van de verminderde bezetting worden, voor het aantal dagen dat het centrum voor dagverzorging geopend is, de opgegeven aanwezigheidsdagen voor de F, Fd, D en/of Fp afhankelijksheidsprofielen vergeleken met de bezetting in een normale periode. Deze bezetting in een normale periode wordt berekend op basis van de gegevens die u doorgaf via de RaaS-webtoepassing voor de referentieperiode 2018-2019. Het verschil wordt beschouwd als verminderde bezetting en dient als basis voor de berekening van de compensatie. Voor voorzieningen waarvoor er geen bezettingsgegevens voor de referentieperiode 2018/2019 beschikbaar zijn omdat ze bv. pas later erkend werden, houden we rekening met een individuele bezettingsgraad van 0,8281.

Voor de compensatie van de gederfde dagprijsinkomsten worden, voor het aantal dagen dat het centrum voor dagverzorging geopend is, de opgegeven aanwezigheidsdagen voor alle afhankelijksheidsprofielen (O, A, F, Fd, D en/of Fp) vergeleken met de bezetting in een normale periode. Deze bezetting in een normale periode wordt bepaald op basis van de gemiddelde dagbezetting 2019, berekend op basis van de bezettingsgegevens 2019 ingediend in het kader van de werkingssubsidies. Het verschil wordt beschouwd als leegstand en dient als basis voor de berekening van de compensatie.
Voor centra voor dagverzorging waarvoor geen bezettingsgegevens 2019 in het kader van de werkingssubsidies beschikbaar zijn omdat ze bijvoorbeeld pas na 1 januari 2019 werden erkend, houden we rekening met een gemiddelde dagbezetting 2019 van 10 gebruikers.

De centra voor dagverzorging die dienst deden als cohortafdeling en de centra voor dagverzorging die genoodzaakt waren te sluiten omdat alle personeel elders tewerkgesteld was of ziek was, worden wat voor de basistegemoetkoming voor zorg en de gederfde dagprijsinkomsten ook gecompenseerd voor het aantal dagen dat ze om die redenen gesloten waren.

Na verwerking van de gegevens van de maanden oktober tot en met december 2020 betaalt het agentschap ten laatste op 14 februari 2021 zowel de leegstandscompensatie van de basistegemoetkoming voor zorg als de gederfde dagprijsinkomsten in één bedrag uit. De compensaties voor de maanden januari tot en met maart 2021 zullen worden uitbetaald ten laatste 14 mei 2021.

Dit formulier zal maandelijks opnieuw worden opengesteld vanaf de 1e tot en met de 15e van de maand volgend op de maand waarvoor de effectieve bezetting moet worden doorgegeven.

Vragen over deze registratie?

Een uitgebreide toelichting van de compensatiemaatregelen naar aanleiding van COVID-19 vindt u in de bijlagen bij onze brief met referentie TFO/2020/25 - zie deze pagina.

Concrete vragen worden beantwoord in onze veelgestelde vragen.

Contact team financiering ouderenzorg: financieringouderenzorg@vlaanderen.be
Contact technische helpdesk e-loket:
•    Bij problemen bij het gebruikers- en toegangsbeheer: contacteer het eHealth contactcenter.
•    Bij technische vragen: stuur een e-mail naar eloket.zg@vlaanderen.be.