Aanwezigheidsdagen COVID-19 centra voor dagverzorging

Om de financiële compensatie voor verminderde bezetting ten gevolge van COVID-19 in de centra voor dagverzorging te kunnen bepalen vragen we u tegen ten laatste 15 september 2020 via het eLoket de aanwezigheidsdagen mee te delen voor de periode van 25 mei 2020 tot en met 31 juli 2020 en de periode van 1 augustus 2020 tot en met 31 augustus.

U vindt in het eLoket, in het thema “subsidies”, de formulieren “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 25/5/2020 - 31/07/2020” en "Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 01/08/2020 - 31/08/2020" onder het luik “nieuw dossier”:

 

Aanwezigheidsdagen COVID-19 centra voor dagverzorging 01082020

Welke gegevens?

Aanwezigheidsdagen

U geeft in het formulier voor de betreffende periode het totaal aantal aanwezigheidsdagen voor uw centrum voor dagverzorging voor de periode van 25 mei 2020 tot en met 31 juli 2020 en voor de periode 1 augustus 2020 tot en met 31 augustus 2020, opgesplitst per afhankelijkheidscategorie O, A, F, Fd, D en/of Fp. De categorie Fp geldt enkel voor de centra voor dagverzorging met een bijkomende erkenning voor de opvang van personen die lijden aan een ernstige ziekte. 

U telt dus voor elke dag van opening het aantal aanwezige gebruikers per afhankelijkheidscategorie O, A, F, Fd, D of Fp. U sommeert vervolgens per afhankelijkheidscategorie de gegevens van alle dagen in de betreffende periode en geeft dit cijfer per afhankelijkheidscategorie door in het eLoket. Indien u tijdens deze periode bijvoorbeeld elke dag 4 personen met een afhankelijkheidsscore F ontving en 3 personen met een afhankelijkheidsscore Fd, en u was van maandag tot en met vrijdag geopend, vult u in het vak “Som aantal aanwezigheidsdagen afhankelijkheidscategorie F” “200” (4 personen x 50 openingsdagen van 25/5 tot en met 31/7) in. In het vak “Som aantal aanwezigheidsdagen afhankelijkheidscategorie Fd” vult u dan “150” in (3 personen x 50 dagen).

Verklaring tewerkstelling ingeval van sluiting

Indien uw centrum voor dagverzorging tijdens de periode van 25 mei 2020 tot en met 31 juli 2020 of tijdens de periode van 1 augustus 2020 tot en met 31 augustus 2020 hetzij voor gans de periode hetzij voor een beperkte periode, hetzij voor een aantal dagen in de week, gesloten was omdat een volledige heropstart omwille van de COVID-19 maatregelen een volledige heropstart niet mogelijk was, bevestigt u dit door “Ja” aan te vinken de betreffende vraag. Indien dit niet het geval was, vinkt u “Neen” aan.

Indien u bij voorgaande vraag “Ja” aanvinkte, zal u gevraagd worden al dan niet te bevestigen dat de medewerkers werkzaam in het centrum voor dagverzorging, gedurende de periode van sluiting tussen 25/05/2020 en 31/07/2020 of tussen 1/08/2020 en 31/08/2020, hun vastgestelde arbeidstijd verder ingezet hebben in de cohortafdeling of in een door hun werkgever bepaalde alternatieve arbeid in het aanbod dat erkend, vergund of gesubsidieerd wordt in het kader van het gezondheidsbeleid of het welzijns- en gezinsbeleid. Dit is immers een voorwaarde om in aanmerking te komen voor de compensatie omwille van het niet kunnen factureren van de basistegemoetkoming voor zorg tijdens de sluitingsperiode.
Verder dient u in dit geval ook aan te geven waar dit personeel werd tewerkgesteld. U hebt hierbij 3 opties: ofwel binnen een woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf, ofwel binnen de cohortafdeling, ofwel een andere zorgvorm. Mogelijks was het personeel binnen meerdere woonzorgcentra, centra voor kortverblijf, de cohortafdeling of andere zorgvormen tewerkgesteld en duidt u dit ook zo aan. Naast het soort zorgvorm vult u ook telkens de naam van de voorziening in. 

Een aantal centra voor dagverzorging zijn tijdens de COVID-19 epidemie gesloten om dienst te kunnen doen als cohortafdeling van het woonzorgcentrum. Indien het personeel van dit centrum voor dagverzorging tijdens deze periode werd ingezet in deze cohortafdeling duidt u dit dan ook zo aan.

Aandachtspunten

  • Alle centra voor dagverzorging moeten dit formulier invullen, ook indien er geen leegstand was in de betreffende voorziening. Enkel nadat elke centrum voor dagverzorging de aanwezigheidsdagen heeft doorgegeven, kan het agentschap overgaan tot berekening en vervolgens betaling van de compensaties. 
  • Ook opnames van minder dan 6 uur telt u mee als aanwezigheidsdag.
  • Geef de aanwezigheidsdagen in voor de betreffende periode in het voor die periode voorziene formulier. Geef dus geen aanwezigheidsdagen met betrekking tot augustus 2020 door in het formulier Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 25/5/2020 - 31/07/2020 of omgekeerd.

 Hoe de gegevens opsturen (e-loket)?

  • U bezorgt ons de gegevens voor zowel de periode 25/5/2020 - 31/07/2020 als de periode 01/08/2020 - 31/08/2020  ten laatste op 15 september 2020.
  • Dien de gegevens in via het e-loket voor zorgvoorzieningen.
  • Open het e-loket en:

    • klik op het thema 'Subsidies';

    • klik op de link “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 25/5/2020 - 31/07/2020” of “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 CDV: 01/08/2020 - 31/08/2020”.

•    Vul de gevraagde gegevens in, kijk ze na en klik op indienen. Als de gegevens succesvol zijn ingediend, krijgt u een bevestigingspagina te zien.
•    Elk personeelslid met toegang tot het e-loket kan de gegevens er invullen.

Toegang krijgen tot het e-loket stelt u in via het toegangsbeheer in e-health.

Wat doen we met deze gegevens?

Vanaf 16 september 2020 worden beide formulieren afgesloten en worden de meegedeelde gegevens verwerkt voor betaling. 

Voor de leegstandscompensatie van de basistegemoetkoming voor zorg worden de opgegeven aanwezigheidsdagen voor de F, Fd, D en/of Fp afhankelijksheidsprofielen vergeleken met de bezetting in een normale periode rekening houdend met de gemiddelde dagbezetting berekend op basis van de gegevens die u doorgaf via de RaaS-webtoepassing voor de referentieperiode 2018-2019. Het verschil wordt beschouwd als leegstand en dient als basis voor de berekening van de compensatie.

Voor de compensatie van de gederfde dagprijsinkomsten vergelijken we de opgegeven aanwezigheidsdagen voor alle afhankelijksheidsprofielen (O, A, F, Fd, D en/of Fp) met de bezetting in een normale periode rekening houdend met de gemiddelde dagbezetting 2019, berekend op basis van de bezettingsgegevens 2019 ingediend in het kader van de werkingssubsidies. Het verschil wordt beschouwd als leegstand en dient als basis voor de berekening van de compensatie.

Na verwerking van deze gegevens van zowel de periode 25/5/2020 - 31/07/2020 als de periode 01/08/2020 - 31/08/2020, als de later op te vragen gegevens voor de periode 1/9/2020 – 30/9/2020, betaalt het agentschap vóór eind november 2020 zowel de leegstandscompensatie van de basistegemoetkoming voor zorg als de gederfde dagprijsinkomsten in één bedrag uit. De compensaties voor de maanden oktober tot en met december 2020 zullen worden uitbetaald voor eind februari 2021.

Dit formulier zal maandelijks opnieuw worden opengesteld vanaf de 1e tot en met de 15e van de maand volgend op de maand waarvoor de effectieve bezetting moet worden doorgegeven. 

Vragen over deze registratie?

Een uitgebreide toelichting van de compensatiemaatregelen naar aanleiding van COVID-19 vindt u in de bijlagen bij onze brief met referentie TFO/2020/13 - zie deze pagina. Concrete vragen worden beantwoord in onze veelgestelde vragen.

Contact team financiering ouderenzorg: financieringouderenzorg@vlaanderen.be

Contact technische helpdesk e-loket:
•    Bij problemen bij het gebruikers- en toegangsbeheer: contacteer het eHealth contactcenter.
•    Bij technische vragen: stuur een e-mail naar eloket.zg@vlaanderen.be.