Aanpassingen aan de RIZIV-webtoepassing (RaaS) voor ouderenzorgvoorzieningen vanaf juli 2018

De ouderenvoorzieningen dienen de gegevens voor de referentieperiode van 1 juli 2017 tot 30 juni 2018 zoals de vorige jaren in te voeren in de RIZIV-webtoepassing (nieuwe naam: RaaS). Voor deze periode zijn er al enkele kleine aanpassingen zichtbaar en voelbaar voor de ouderenvoorzieningen. Hier volgt een overzicht.

Vlaamse huisstijl

De Riziv-webtoepassing zal vanaf nu de huisstijl van de Vlaamse overheid gebruiken:

vlaamse header RaaS

Geen schriftelijke bevestiging meer

Ouderenvoorzieningen moeten niet langer de gegevens van een trimester op papier bevestigen en opsturen naar het RIZIV. 

  • De volgende tekst zal daarom bij het bevestigen van de gegevens immers niet meer zichtbaar zijn in de toepassing:

Bevestiging van de gegevens per trimester: 01/01/2018 - 31/03/2018

Ondergetekende, verantwoordelijke van de bovenvermelde inrichting, bevestigt hiermee de gegevens via de internet-toepassing meegedeeld in het kader van de financiering van de inrichtingen en de eindeloopbaan en vermindering van arbeidsprestaties.

Ik bevestig op mijn erewoord dat deze gegevens correct en volledig zijn.

Handtekening van de verantwoordelijke van de inrichting

Excel-bestanden beschikbaar

In de webtoepassing staan excel-bestanden ter beschikking om de ouderenvoorzieningen toe te laten hun gegevens sneller en gemakkelijker te controleren.

  • Bij bevestiging van kwartalen zal naast het standaard PDF-document ook een Excel-bestand gecreëerd worden:
scherm bevestiging van kwartalen
  • Het PDF-document en Excel-bestand bevatten nu ook een overzicht van het personeel:
scherm bevestiging van kwartalen - personeelsoverzicht
  • Onder de rubriek “Rapporten” zullen nu ook vijf reeds bestaande PDF-rapporten in een Excel-document beschikbaar zijn:
rapporten in RaaS

Eenmalige aanpassingen van de gegevens na bevestiging

In het verleden was het mogelijk om aan het RIZIV gedurende één jaar te vragen om trimesters te heropenen en gegevens te wijzigen na het bevestigen van de gegevens. Dit verandert vanaf 3 juli.

Ouderenvoorzieningen zullen na bevestiging van een trimester nog slechts één keer de mogelijkheid krijgen om het trimester te laten heropenen en de gegevens opnieuw in te dienen. Dit betekent dat wanneer een dossier heropend werd en de gegevens opnieuw bevestigd worden, de daaruit volgende berekeningen definitief zijn.

  • Wijziging in webtoepassing: na het klikken op “Nog te bevestigen” bij “Bevestiging van kwartalen” verschijnt de volgende tekst op het scherm :

Zodra u de gegevens heeft bevestigd, worden ze verwerkt. Als de gegevens verwerkt zijn, ontvangt u de berekeningen.

U beschikt over de mogelijkheid om het trimester één keer te laten heropenen en de gegevens opnieuw in te dienen.

De eerste berekeningen die Zorg en Gezondheid u op basis van de gegevens van de referentieperiode communiceert, kunt u dus nog laten aanpassen. Dit kan tot 30 dagen volgend op de dag waarop u van Zorg en Gezondheid de berekeningen heeft ontvangen.

Om dat te kunnen doen, moet u aan Zorg en Gezondheid vragen om het trimester te heropenen. Kijk de gegevens via de rapporten dus nog eens grondig na vooraleer u op de knop ‘Bevestigen’ drukt.

Wanneer u na een heropening op bevestigen klikt, zijn deze bevestiging en de daaruit volgende tweede berekeningen definitief.

  • Nadat u deze melding wegklikt, krijgt u nog eens volgende waarschuwing:

Let op! U gaat hierbij de ingebrachte gegevens bevestigen.

Enkel indien u deze gegevens een eerste maal bevestigt, en tot op heden nog geen berekeningen ontving, kan u nog wijzigingen aanbrengen. U kan in dat geval de wijzigingen aanbrengen binnen de 30 dagen volgend op de dag waarop u van Zorg en Gezondheid de berekeningen heeft ontvangen. Hiertoe contacteert u Zorg en Gezondheid met de vraag het trimester te heropenen.

Indien u hierbij de gegevens al voor de tweede maal bevestigt, worden deze definitief ingediend en kan u hieraan geen wijzigingen meer aanbrengen.

Aangifte aantal dagen ziekenhuisopname van de bewoners

In het kader van de berekening van de infrastructuursubsidies, moet elke ouderenvoorziening voortaan ook bij ‘gefactureerde dagen’ het aantal dagen ziekenhuisopname van de bewoners in de referentieperiode vermelden. In de webtoepassing is voor elke kwartaalaangifte een vak voorzien.

gefactureerde dagen in RaaS

Ouderenvoorzieningen die voor de referentieperiode van 1 juli 2017 tot 30 juni 2018 al gegevens hebben bevestigd voor het 3de kwartaal 2017, het 4de kwartaal 2017 en/of het 1ste kwartaal 2018, voegen het aantal dagen ziekenhuisopname van de al bevestigde kwartalen toe aan het aantal dagen ziekenhuisopname in het 2de kwartaal 2018.

Aanpassingen “Algemene gegevens”

Tabblad “Gegevens van de voorziening”

Wij spreken nu over ‘voorziening’ in plaats van over ‘instelling’.

Voorts zijn de velden die vooringevuld zijn door het RIZIV (vanaf 1 januari 2019: Zorg en Gezondheid), namelijk “Officiële naam”, “Erkenningsdatum”, “Plaats”, en de velden die door de voorzieningen moeten worden ingevuld/aangepast, namelijk “RSZ(PPO)”, “Gem. wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties”, “Startdatum”, met * aangeduid:

algemene gegevens in RaaS

Tabblad “Bankgegevens”

De velden die door de voorzieningen moeten worden ingevuld/aangepast zijn met * aangeduid:

bankgegevens in RaaS

Tabblad “Contactgegevens”

Het veld dat vanaf 1 januari 2019 vooringevuld zal zijn door Zorg en Gezondheid, namelijk “E-mail Contactpersoon” en de velden die door de voorzieningen moeten worden ingevuld/aangepast, namelijk “Naam Directeur”, “Rijksregisternummer Directeur”, “E-mail Contactpersoon”, zijn met * aangeduid.

contactgegevens in RaaS

Tabblad “Certificaten”

Uw voorziening voegt vanaf 3 juli 2018 zelf certificaten toe of wijzigt ze. 

In het tabblad ‘Certificaten’ moet u het volgende doen:

  • klik op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf
  • klik op het pijltje in kolom “Beschrijving”
  • selecteer “Attest sociaal akkoord”, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom “Toegestaan” (in dat vakje krijg je dan een vinkje).  Klik in de kolom “Aanpassen” op het groene vinkje.
  • klik nog eens op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf
  • klik nog eens op het pijltje in kolom “Beschrijving”
  • selecteer “Attest eindeloopbaan”, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom “Toegestaan” (in dat vakje krijg je dan een vinkje).  Klik in de kolom “Aanpassen” op het groene vinkje.

Als voor uw voorziening ook “Palliatieve”, “Attest nosocomiaal” of “Attest functie dementie” van toepassing is, herhaalt u wat hierboven werd beschreven voor die certificaten.

certificaten in RaaS

Door het aanvinken van die certificaten verklaart u:

  • als u ‘Attest eindeloopbaan’ op ‘Toegestaan’ inbrengt: dat uw voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord met betrekking tot de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ toepast;
  • als u ‘Attest sociaal akkoord’ op ‘Toegestaan’ inbrengt: dat uw voorziening de sociale akkoorden toepast;
  • als u ‘Palliatieve’ op ‘Toegestaan’ inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel C van het instellingsforfait;
  • als u ‘Attest nosocomiaal’ op ‘Toegestaan’ inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel B2 van het instellingsforfait;
  • als u ‘Attest functie dementie’ op ‘Toegestaan’ inbrengt: dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel H van het instellingsforfait.

Tabblad “Conventies”

Uw voorziening voegt vanaf 3 juli 2018 zelf conventies toe of wijzigt ze. 

In het tabblad ‘Conventies’ kunt u volgende conventies als ‘Toegestaan’ registreren:

  • Conventie Alternatieve Zorgen
  • Conventie Huntington
  • Conventie MS/ALS

In het tabblad ‘Conventies’ moet u het volgende doen:

  • klik op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf
  • klik op het pijltje in kolom “Beschrijving”
  • selecteer de conventie die u wilt toevoegen, vul startdatum in en klik in vakje bij kolom “Toegestaan” (in dat vakje krijg je dan een vinkje).  Klik in de kolom “Aanpassen” op het groene vinkje.

Tabblad “Andere documenten”

Er is nog een tabblad bijgekomen, namelijk “Andere documenten”.  Wij informeren u later hierover.

Waarom  deze aanpassingen?

De eerste aanpassing, namelijk dat u de ingevulde gegevens niet ook nog eens schriftelijk moet bevestigen, is een administratieve vereenvoudiging voor u als ouderenvoorziening.

De aanpassingen twee tot en met vier zijn het gevolg van een grondige wijziging die, na afstemming met de koepelorganisaties in de ouderenzorg, in volgende ontwerpbesluiten van de Vlaamse Regering zijn opgenomen:

  • ontwerp van besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van het decreet houdende de Vlaamse sociale bescherming, principieel goedgekeurd op 25 mei 2018;
  • ontwerp van besluit van de Vlaamse Regering tot financiering van sommige sociale akkoorden in bepaalde gezondheidsinrichtingen en -diensten (in voorbereiding). 

Beide ontwerpbesluiten brengen de huidige termijn waarbinnen ouderenvoorzieningen nog kunnen vragen om reeds bevestigde gegevens van de referentieperiode alsnog te wijzigen, terug van één jaar naar dertig dagen.

We willen de tegemoetkoming voor zorg in een woonzorgcentrum, een centrum voor kortverblijf of een dagverzorgingscentrum voor het facturatiejaar 2019 tijdig aan de ouderenvoorzieningen communiceren. Zo kan uw voorziening meteen het juiste bedrag van de tegemoetkoming factureren aan de zorgkassen, zonder dat we nadien nog regularisaties moeten doorvoeren, die een zware belasting vormen op het verwerkingsproces.

Andere toepassingen voor ouderenzorgvoorzieningen