De 21 cgg's werkzaam in het Vlaamse en Brusselse Gewest werkten sinds juli 2003 met het verplichte registratiesysteem Arcade. In de loop van 2007 is de registratie stopgezet, en registreert men via de elektronische patiëntendossiers (EPD).
Op deze pagina:
Op basis van het decreet van 18 mei 1999 betreffende de geestelijke gezondheidszorg werd deze verplichte registratie ingevoerd:
- Artikel 12 van het decreet stelt dat alle partners binnen de psychiatrische netwerken een registratie voeren voor "de geüniformiseerde verzameling van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens van de kenmerken van de patiëntenpopulatie en van de geleverde verantwoorde zorg en dit met het oog op de zelfevaluatie van het centrum voor geestelijke gezondheidszorg en het leveren van relevante informatie aan de regering".
- Verder bepaalt artikel 15 dat elk centrum driejaarlijks aan de regering signaleert welke factoren op systematische wijze de geestelijke gezondheid van de bevolking van hun werkgebied beïnvloeden en dit door interpretatie van de gegevens die worden verzameld in het kader van de registratie.
Alle vestigingen en antennes van de centra stuurden maandelijks een exportbestand naar het Agentschap Zorg en Gezondheid. Op de samengevoegde bestanden liepen dan controleprogramma's, werden foutenrapporten gemaakt, en ook rapporten met inhoudelijke feedback.
Hierdoor konden fouten snel opgespoord en verbeterd worden en verbeterde de kwaliteit van de geregistreerde gegevens.
4 centra werkten niet met Arcade, maar met hun eigen registratiesysteem, "Idefix". Zij exporteerden hun data naar het agentschap wel via Arcade. Door kleine verschillen tussen deze registratieprogramma's ontbreken enkele gegevens voor de Idefixregistreerders.
Terug naar boven
Hoewel de centra sinds 2003 werkten met het Arcadesysteem, zijn de gegevens van 2003 niet geheel betrouwbaar:
- Het registratiesysteem was pas klaar in het voorjaar 2003. Daarna hebben een 20-tal vestigingen het programma gebruikt op proef. In het najaar van 2003 werd dan een verbeterde versie beschikbaar voor alle vestigingen, die dan alle gegevens van 2003 moesten inbrengen. Het is begrijpelijk dat dit leidde tot een onderrapportering van het aantal activiteiten in het eerste deel van het jaar en van de sociale kenmerken van patiënten.
- Om het werk van de registreerders te verlichten, was ook besloten dat de variabelen die bij het begin van een zorgperiode worden genoteerd (waaronder aanmeldingsklacht en sociale variabelen) voor dossiers die voor 2003 waren geopend, niet meer in te brengen. In 2003 waren er dus een groot aantal niet-ingevulde velden.
- Vele centra werkten al met het oudere registratiesysteem "MEDAR" van waaruit de gegevens werden geëxporteerd en gebruikt in het nieuwe Arcadesysteem. Hiertussen bleken nog vele cliënten te zitten die al enkele jaren niet meer actief werden opgevolgd, maar waarvan het dossier nog niet was afgesloten. Deze werden wel afgesloten in 2003, maar omdat er nog minstens 1 activiteit aan deze zorgperiodes werd verbonden (namelijk het afsluiten van het dossier) werden ze wel geteld in 2003. Dat zorgde voor een lichte overschatting van het aantal actieve zorgperiodes in 2003.
- In de eerste versies van Arcade konden de activiteiten niet goed geregistreerd worden, waardoor er waarschijnlijk een overregistratie was van het aantal activiteiten: men kon activiteiten gegroepeerd ingeven, en dat leverde op het einde van het jaar een bijzonder hoog aantal activiteiten op, vooral van aanmeldingsactiviteiten. Ook waren er vele activiteiten die nog plaats vonden nadat de zorgperiode was afgesloten of nog voor de zorgperiode was geopend. Sinds maart 2004 gebeurde de registratie van de activiteiten met een nieuwe module, en activiteit per activiteit: de cijfers over 2004 en 2005 zijn daardoor betrouwbaarder dan deze uit 2003.
Terug naar boven
In de loop van 2007 werd de registratie via Arcade en Idefix stopgezet en schakelden alle centra over op elektronische patiëntendossiers waaruit dezelfde informatie kan gehaald worden. Meer info over EPD?
Terug naar boven